В умовах сучасного висококонкурентного ринку компаніям для успішного розвитку необхідно максимально ефективно використовувати свої ресурси. І один із ключових інструментів — автоматизація бізнес-процесів.
Компанія Infoshina ділиться своїм успішним досвідом впровадження автоматизованої системи обробки замовлень. Зі статті ви дізнаєтеся, як автоматизація допомогла інтернет–магазину підвищити ефективність роботи і значно наростити обсяги бізнесу.
Як обробляли замовлення раніше
Інфошина була заснована у 2013 році. За 10 років роботи бізнес виріс: відкрилися філії у великих містах України. Зі зростанням продажів збільшилась і кількість замовлень, що надходили: у 10 разів до 2020 року порівняно з початковими показниками.
Такий обсяг призвів до перевантаження співробітників, адже раніше все опрацювання велося вручну:
- Менеджер зв'язувався з клієнтом для оплати, вносив дані в CRM-систему, виставляв рахунок.
- Після надходження коштів продавці перевіряли наявність товару на складах по всій Україні. Вони або резервували товар на конкретному складі, або ставили замовлення в лист очікування.
- Коли необхідний товар надходив на склад, менеджери вручну змінювали статус замовлення і повідомляли клієнта.
Через велику кількість ручної праці, швидкість обробки була низькою. Нерідко дані в CRM і фактична наявність товару розходилися, що призводило до зриву термінів постачання. Тому прийняли рішення про зміну підходу обробки замовлень.
Впровадження автоматизації
Після аналізу бізнес-процесів і потреб компанії, вирішили запровадити комплексну автоматизовану систему. Вона працює наступним чином:
- користувач оформляє замовлення та оплачує його на сайті;
- система перевіряє для якого міста потрібні шини, чи є вони в наявності;
- якщо є — шини резервують, а клієнт отримує повідомлення, що вони готові до видачі, і їх можна забрати в найближчому пункті самовивозу;
- якщо шини потрібно відправити в інше місто — система вибирає оптимальний варіант доставки з урахуванням відстані та кількості товару на складі;
- після доставки шин клієнт отримує повідомлення, а якщо протягом 2 днів їх не забирає, то отримує нагадування.
Впровадження автоматизації відбувалося поетапно протягом 3 місяців. На кожному рівні проводили також навчання персоналу. Ретельне тестування дало змогу налагодити всі процеси.
Результати автоматизації
Після впровадження автоматизації швидкість обробки замовлень зросла на 30%, а помилки звелися до мінімуму. Задоволеність клієнтів за відгуками та оцінками, помітно підвищилася. Кількість щоденно оброблюваних замовлень збільшилася на 40%.
Переваги автоматизації наочно побачили під час новорічних свят 2020-2021 року. З автоматизацією вдалося виконати всі замовлення, що надійшли, без зривів, це забезпечило рекордний виторг.
Завдяки автоматизованій системі Infoshina змогла наростити обсяги бізнесу без збільшення персоналу. Компаніям, які прагнуть до зростання і розвитку, необхідно приділити увагу оптимізації обробки замовлень за допомогою сучасних ІТ-рішень. Грамотно впроваджена автоматизація дає змогу масштабувати бізнес, збільшувати пропускну здатність, знизити витрати.