Корреспондент Fast Company Гвен Моран о разнице между "важным" и "срочным" и о том, чего никогда не позволят себе по-настоящему успешные люди
Наверняка и среди ваших знакомых есть те, кто за день успевает сделать больше, чем любой из нас за неделю. И пока кто-то только готовится выпить вторую чашку кофе, эти супер-продуктивные уже и на кроссфит сходили, и входящую почту разобрали, и план важного доклада, который следует сдать на следующей неделе, набросали.
Как они это делают? На самом деле вы тоже так можете, утверждает Пол Рулкенс, автор книги "Сила превосходства".
По его мнению, те, кто умудряется все успевать, следуют 12 правилам.
Они фокусируются на том, что важно
У преуспевающих людей есть четкие цели и ясное понимание, чего они хотят достичь в долгосрочной перспективе. Они сосредоточены на том, что действительно важно, и осознают, как уверяет Рулкенс, что "80% ваших действий не принесут вам абсолютно никакой пользы". Поэтому успешные люди и сосредоточивают внимание на оставшихся 20%.
Они видят разницу между "важным" и "срочным"
Те, кто умеет продуктивно работать, знает, что "важное и не терпящее отлагательств — разные вещи. Срочных вопросов много, к этой категории их обычно причисляет тот, кто хочет получить немедленный ответ", — поясняет Элисон Керо, основательница коучингового агентства ACK Organizing. Позволив себе отвлечься на неважные сиюсекундные задачи, вы потратите много времени и усилий, так и не решив при этом главные вопросы.
Они планируют свой день
О том, сколько всего можно успеть, если заранее планировать свой день, на своих курсах рассказывает Роберт Позен. Благодаря предварительному планированию Роберт и сам является удивительно продуктивным человеком: он успевает не только преподавать, но и писать статьи, выступать на конференциях, а также справляться с обязанностями научного сотрудника в Институте Брукингса.
По словам Роберта, он очень тщательно планирует свой день, отслеживая, стоит ли тратить время на ту или иную встречу.
Они точно знают, где искать то, что им нужно, тогда, когда им это нужно
Необязательно поддерживать идеальную чистоту на рабочем столе или устанавливать 27 приложений-органайзеров. Важнее, как утверждает Роберт Позен, пользоваться системой, которая в нужный момент поможет быстро отыскать необходимую информацию или файл. Сам он, к примеру, завел по файлу на каждый из своих курсов. Таким образом, для него не составляет труда за считаные минуты открыть нужный курс и добавить туда порцию свежей информации.
Они нашли в своей жизни место для рутины
Превращая в рутину повседневные заботы, вы снижаете нагрузку на мозг и экономите время. Будни супер-продуктивного Позена очень регламентированы. Как правило, он просыпается в одно и то же время, утром все его действия доведены до автоматизма. Одежду, которую стоит надеть, он готовит с вечера. На первый взгляд, это скучно. Однако вспомните, сколько времени у вас уходит на размышления о том, во что вам одеться и чем позавтракать. Не тратьте свои ресурсы на то, что можно превратить в рутину.
Они знают: вынужденные паузы — это ценный трофей
Те самые 10 минут перед следующей встречей или два часа в ожидании отложенного рейса могут сослужить вам хорошую службу, утверждает Позен. Имея при себе список задач, вы можете быстро просмотреть его и выделить пункты, на выполнение которых хватит внезапно появившегося бонусного времени. Получив десятиминутную паузу перед встречей, ответьте на несколько писем или звонков. Ожидая свой самолет, займитесь предварительным поиском информации для следующего проекта.
Они посещают только правильные встречи
Деловые встречи — неизбежное зло, которое, тем не менее, может повысить вашу производительность. В том случае, если вы умеете их фильтровать. Бизнес-тренер и основательница коучинг-фирмы MoreSeekers Мелисса Майзер выделяет 5 компонентов эффективной встречи: на собрании присутствуют полезные люди; роли присутствующих четко распределены; цель встречи была озвучена заранее (например, мозговой штурм, принятие какого-то решения и т. д.); основная цель — не единственная цель; время, выделенное на встречу, разделено на несколько этапов.
Они не откладывают на завтра то, что можно сделать сегодня
Не секрет, что каждому из нас время от времени попадаются задачи или обязанности, которые мы бы предпочли отложить на потом. Писатель Пол Рулкенс уверен: поборов желание отсрочить выполнение того или иного дела, мы повышаем свою производительность.
Они не разрешают себе быть перфекционистами
Одной из главных причин прокрастинации является перфекционизм. Расслабьтесь, призывает профессиональный организатор Элисон Керо. Погоня за идеалом приведет к тому, что однажды большие или сложные проекты будут вызывать у вас приступы паники. "Ваше рабочее место не должно все время выглядеть безукоризненно, если только вы сами этого не захотите, и ваш проект не нуждается в 10 разных черновых вариантах", — уверяет она.
Они оставляют пробелы в своем графике
Иногда вы долго ищете здание, в котором должна состояться встреча. Иногда встреча затягивается. Иногда вам просто нужно какое-то время, чтобы все обдумать. Писатель Рулкенс утверждает, что успешные люди всегда оставляют временной зазор. Слишком плотный график может негативно повлиять на вашу продуктивность. Ведь если что-то пойдет не по плану, это может разрушить ваше расписание и испортить весь день. Выделите немного свободного времени "на всякий случай". Если же непредвиденные ситуации обойдут вас стороной, несомненно, найдется множество мудрых вариантов полезного времяпровождения.
Они выполняют несколько заданий, но с умом
Пол Рулкенс свирепеет, когда слышит о последних научных исследованиях, направленных на выявление вреда многозадачности. На самом деле умение делать несколько вещей одновременно — неотъемлемая характеристика успешных людей. Главное — выбирать легкосочетаемые задачи. Конечно, вы не станете писать отчет, когда ведете машину, но, например, во время разговора по телефону можно проверить почту или написать записку. "Задачи должны дополнять друг друга, — поясняет Пол. — Одна из них, как правило, гораздо важнее другой, и это второе действие требует гораздо больше энергии и внимания".
Они умеют вовремя выйти из игры
Вы думаете, что суперпродуктивные люди придерживаются принципа "остановился на полпути — значит, проиграл"? Ошибаетесь. Победители все время останавливаются, но смотрят они на это иначе. Вовремя выйти из игры означает перестать заниматься тем, что вы не должны или не хотите делать, так как оно не стоит вашего времени. Иногда достаточно просто делегировать задачу тому, кто сделает это более эффективно или с меньшими затратами. В результате вы получите намного больше, чем дополнительное время.
"Я сотрудничаю с очень успешными организациями, — откровенничает Рулкенс. — И всякий раз, когда мы проводим семинар по отказу от неэффективных целей, я вижу, сколько энергии высвобождается и как после этого сотрудники фокусируются на новых, действительно значимых вещах".
По материалам: Fast Company
Перевод Анны Синящик