Наука продуктивности. Как перебороть лень и прокрастинацию на работе

Многим знакомо чувство безысходности, когда вы приходите в офис и смотрите на количество задач, которые нужно выполнить за день. Еще только утро, а вы уже так устали, и нет никаких сил браться за отчеты и ведомости, за десятки, а то и сотни писем, скопившихся в электронном ящике. Эта ситуация особенно актуальна после отпуска, когда сменить ритм жизни и сконцентрироваться очень трудно. В такие моменты нас одолевает лень или прокрастинация, то есть откладывание работы на потом. В июле этого года портал "Head Hunter Украина" провел опрос 639 респондентов из всех регионов нашей страны. Оказалось, что 89% из них ленятся на работе, 64% откладывают важные задачи до последнего. Главными причинами этого респонденты назвали физическую усталость и высокую нагрузку. Среди прочих причин — выгорание, скучные задачи, которые не хочется выполнять, привычка все делать в последний момент.

Борьба с рабочими перегрузками не является сугубо украинской, это глобальная проблема. Много внимания ей уделяет "нация трудоголиков", американцы, которые в неделю работают в среднем 50 часов и разбирают по 610 писем (замеры бюро Gallup). Существуют сотни публикаций о том, как побороть прокрастинацию и работать эффективнее. Самые очевидные советы — медитировать, лучше есть и больше спать, в том числе делать перерывы на дрему в течение рабочего дня. Ученые регулярно пытаются доказать пользу этих истин для человека. К примеру, исследователи из Австралии и Новой Зеландии провели ряд экспериментов среди дальнобойщиков и военных, сравнив влияние недосыпания и алкоголя на организм. Оказалось, что если человек не спит в течение 17–19 часов, то его состояние эквивалентно 0,5 промилле алкоголя в крови. А это эйфория, расслабление и снижение концентрации. Есть сотни исследований о том, как настроить организм на продуктивную работу. Фокус выбрал те из них, которые помогут эффективно распланировать рабочий день и станут аргументом в переговорах с работодателем, почему вам нужно спать на рабочем месте.

Солнечный свет и кофеиновая дрема

Ключевые термины: циркадные ритмы, аденозин, кортизол.

Состояние и поведение человека в течение суток определяют циркадные ритмы. Это периоды бодрствования и покоя, на которые влияют внешние факторы — свет и темнота. Проще говоря, когда темнеет, нам хочется спать, а солнечный свет будит нас и делает бодрыми. Поэтому людям так плохо, когда приходится вставать темным зимним утром и тащиться на работу — от недосыпа и темноты в организме вырабатывается гормон стресса кортизол, мозг человека активизируется в желании отразить угрозы, а не сконцентрироваться на квартальном отчете. Однако ученые утверждают, что циркадные ритмы можно регулировать в свою пользу очень просто — работать при естественном освещении. Так, исследователи из университетов Чикаго, Иллинойса и Тайпея провели эксперименты с двумя группами людей. Одни работали в офисе без окон, а другие — с окнами. У них замерили уровень энергии и качество сна. В результате у тех, кто трудился в помещении с окнами, энергии было больше (61,82 балла против 45,56 по 100-балльной шкале), а спали эти работники на 45 минут дольше.

Ученые работают и над химией усталости человека. Этот процесс регулирует аденозин — вещество, которое накапливается в рецепторах мозга и организме в целом, когда мы долго бодрствуем. Вывести аденозин естественным путем помогает сон и даже легкая дрема в течение 15 минут. Еще лучше действует кофеиновая дрема после чашечки эспрессо или капучино. Это утверждают исследователи сна из университетов Хиросимы и британского Лафборо. В трех независимых друг от друга экспериментах они выяснили, что такая 15-минутная дрема не просто прогоняет полуденную сонливость, но и повышает реакции мозга, так что человек гораздо быстрее решает задачки на проверку памяти, чем после обычного перерыва на отдых.

На практике конечно, в большинстве украинских компаний дрема на рабочем месте — это фантастика, однако перерывы в работе делать необходимо. Ученые выделяют два типа перерывов — 15-минутные и короткие, длительностью до минуты. Если вам приходится работать в офисе без окон, то для таких случаев есть специальные лампы, которые имитируют солнечный свет.

Одно дело за раз

Ключевые термины: таламус, когнитивный контроль, кора головного мозга.

В то время как работодатели требуют от подчиненных многозадачности, ученые утверждают, что выполнение сразу нескольких дел — зло, разрушающее мозг и вредящее организму. Об этом свидетельствует исследование нейробиологов из нью-йоркского NYU Langone Medical Center, которые отследили работу мозга в такие моменты. Выяснилось, что сигналы от органов чувств принимают ядра в таламусе, которые затем отправляют сигнал тому или иному участку префронтальной коры мозга, чтобы он решал задачу. При этом другие участки коры блокируются. Когда таких сигналов много и они идут беспрерывно, реакция коры мозга снижается на 20%. Это значит, что даже если вы быстро переключаетесь с одного задания на другое, то их выполнение затягивается. Ученые из Стэнфордского университета также уделили внимание этой теме и вввели термин "хроническая многозадачность". Они провели ряд экспериментов на 262 студентах и выяснили, что работа с несколькими гаджетами одновременно негативно влияет на несколько важных функций мозга. "Хронических многозадачников" очень легко отвлечь, у них проблемы с концентрацией, вниманием и запоминанием.

Есть еще один термин — "осадок внимания", его автор — профессор психологии Софи Лерой из Университета Миннесоты. С 2009 года она проводит эксперименты, в которых отслеживает поведение людей, когда они переключаются с одной задачи на другую. Оказывается, мы погружаемся в новое дело не полностью, а все еще думая о предыдущем, это и есть осадок внимания. Когда мы целиком сконцентрированы на задаче и вдруг приходит письмо, на которое нужно ответить, то осадок внимания выше и времени на ответ мы тратим больше — до получаса вместо десяти минут.

На практике ученые советуют по возможности концентрироваться на одном задании и не отвлекаться на новые. Для этого необходимо отключать уведомления и включать метку "я вне офиса" на почте и корпоративном коммуникаторе. После выполнения задания сделать небольшой перерыв, чтобы мозг избавился от осадка внимания и сменил фокусировку.

Работать ритмичнее

Ключевые термины: ультрадианные ритмы, дофамин, дивергентное мышление.

Организм человека функционирует еще и в ультрадианном ритме. Это период длительностью от 80 до 120 минут, который также называют "базовым циклом отдыха-активности". Ультрадианные ритмы открыл американский психолог Натан Клейтман, отец-основатель современной науки о сне. Он применял эти ритмы к фазам сна, однако выяснилось, что они действуют и в течение дня, когда человек бодрствует. Ультрадианные ритмы проявляются как волновой график — 90 минут активности и 20 минут покоя, спада, когда организм должен отдохнуть. Такому ритму ученые советуют подчинить день, чтобы работать эффективно. Также они активно исследуют биохимию ультрадианных ритмов. К примеру, ученые из университетов Канады и французской Сорбонны выяснили, что у млекопитающих вместе с повышением и понижением активности также изменяется уровень дофамина. Этот нейромедиатор не только вызывает чувство удовольствия, но и сопровождает когнитивную деятельность — переключение внимания с одного вида умственной деятельности на другую. Поэтому эффективнее работать на пике дофамина.

Во время перерывов ученые советуют не сидеть на месте, а двигаться — даже короткая прогулка улучшает креативное мышление. К такому выводу пришли исследователи из Стэнфордского университета. Они работали с тремя группами людей, которые сначала сидели, а потом шли по беговой дорожке, гуляли на улице или их катали на инвалидной коляске. После каждого вида отдыха участники должны были за пять минут решить задачу на креативность. Выяснилось, что после ходьбы, как в здании, так и на улице, у 81% участников эксперимента улучшилось дивергентное мышление, когда для решения задачи нужно предложить множество вариантов.

На практике попытайтесь синхронизировать работу с вашим ультрадианным ритмом, а в периоды спадов гулять хотя бы пять-десять минут.

Посильные задачи

Ключевые термины: техника Фейнмана, квантовая механика.

Случается, что работа над проектом тормозится, когда мы перегружены объемом новой информации настолько, что не можем определить приоритеты и какие пробелы еще нужно заполнить. В том, чтобы лучше разобраться в новой задаче, поможет техника Фейнмана. Ее изобрел американский физик Ричард Фейнман, нобелевский лауреат и один из отцов-основателей квантовой механики. Он знаменит не только тем, что создавал атомную бомбу, но и умением доходчиво объяснять самые сложные темы. За это его называли "великим разъяснителем". Фейнман считал, что любую тему можно пересказать просто, а если вы этого не можете сделать, значит, у вас есть пробелы в информации и понимании. Однажды к ученому пришел коллега и попросил объяснить "на пальцах", почему частицы с полуцелым спином подчиняются статистике Ферми — Дирака. Фейнман пообещал разъяснить это, но через несколько дней признался, что не может пересказать проблему на "школьном" уровне — из-за пробелов в знаниях физики.

На практике в научной и преподавательской работе Ричард Фейнман пользовался техникой из четырех последовательных шагов:

1. определите и напишите то, что вы уже знаете по изучаемой вами теме, пополняйте список постоянно;
2. представьте, что вы объясняете вашу тему школьникам, которые о ней ничего не знают, и попытайтесь сделать это максимально просто;
3. если вы не можете что-то объяснить воображаемым школьникам, значит, в этом месте у вас недостаток информации, который нужно восполнить;
4. заполнив пробелы, повторите простое объяснение. Используйте аналогии и метафоры, чтобы было проще и лучше понимать тему.

Эту технику легко применять не только по отношению к квантовой механике, но и к любой другой науке и сфере деятельности.