От недель до часов: как VBA-автоматизация Ивана Ткачука трансформирует техническое обслуживание энергосетей в США и Украине

Энергоснабжающие компании ежегодно планируют капитальный ремонт и техническое обслуживание тысяч объектов. Это воздушные линии, трансформаторные подстанции, распределительные пункты и кабельные сети. Общее количество документов достигает более 20 тысяч форм ежегодно — до 535 форм для капитального ремонта и до 1680 форм для технического обслуживания на один регион.

Масштаб проблемы: 20 тысяч документов ежегодно

До появления автоматизированного решения процесс выглядел так: инженер создавал отдельную таблицу для каждого объекта, вручную копировал данные в общую форму по району, затем районные формы объединялись в общую областную с сортировкой по месяцам и добавлением актуальных цен. Даже при условии 60 секунд на файл, общий объем работы составил почти два полных рабочих месяца.

"Самая большая проблема возникла в том, что после получения ведомости от инженерного осмотра объектов энергоснабжения каждая часть работы о капитальном ремонте или техническом обслуживании заполнялась вручную, после чего опять же вручную переносилась в общую форму по району", — объясняет Иван Ткачук технологию процесса, который нуждался в автоматизации.

Почему никто раньше не автоматизировал этот процесс? Большой объем информации не поддается стандартным формулам Excel. Во время консультаций с ИТ-специалистами было определено, что стоимость такого программного обеспечения от подрядной организации, во-первых, не удовлетворяет технические возможности структуры, а во-вторых, является чрезвычайно высокой и нецелесообразной для компании. Речь идет о сотнях тысяч гривен за разработку и сопровождение.

Техническое решение: три модуля автоматизации

Иван Ткачук разработал надстройку на базе VBA для Microsoft Excel с возможностью интеграции с Access и SAP. Решение автоматизирует весь цикл — от пообъектных сведений до консолидированного годового плана.

Первый модуль автоматизирует создание отдельных документов для каждого объекта. Инженер загружает таблицу от осмотра объектов района в шаблон и запускает процесс формирования. Процесс, который раньше занимал недели, теперь выполняется за один час на один тип объектов с учетом форматирования данных от инженерного обзора для возможности дальнейшей обработки. В результате инженер получает 12 папок, в каждой из которых находятся необходимые сведения для конкретного района, готовые к проверке и утверждению.

"Работнику необходимо получить таблицу от инженерного осмотра объектов района, загрузить ее в шаблон и запустить процесс формирования. За несколько секунд он получает готовые документы", — рассказывает разработчик о скорости работы системы.

Технические вызовы и внедрение

Самым большим вызовом в работе стало ограничение мощности офисных компьютеров — файлы превышали 100 мегабайт. "Это побудило меня кардинально изменить подход к анализу данных, ограничению фоновых процессов и оптимизации кода, что помогло значительно сократить использование оперативной памяти и нагрузку на процессор", — отмечает Ткачук.

Большое значение имело то, что решение легко интегрируется в привычный рабочий процесс через простую кнопку в интерфейсе Excel — программе, которую уже используют инженеры. Не нужно обучать персонал работать с новым сложным программным обеспечением или устанавливать дополнительные системы.

Иван работал над надстройкой самостоятельно и передавал коллегам для тестирования, что помогло найти слабые места и ошибки до официального внедрения. Для ознакомления был проведен тренинг для инженеров и созданы подробные методические рекомендации в формате PDF-инструкции, описывающие пошаговый алгоритм работы с каждым модулем системы.

Экономический эффект: 25-кратная эффективность

Время обработки сократилось с 320 до 13 часов. Сейчас надстройку используют инженеры в отделе планирования, инженеры в отделе внедрения и главные инженеры в районах.

Во время консультаций с ИТ-специалистами определили, что подрядное ПО требовало бы сложной интеграции и стоило бы сотни тысяч гривен. Собственная разработка позволила избежать этих расходов.

Международное применение

Технология может быть адаптирована для энергокомпаний по всему миру с учетом местных нормативов. Специфика документации в Украине и США отличается, но базовые принципы одинаковы: большое количество форм, консолидация данных, балансировка нагрузки. Excel остается универсальным инструментом, упрощающим адаптацию.

Иван Ткачук работает в Неваде, где планирует применять похожие принципы автоматизации для локальных промышленных объектов.

Перспективы и выводы

Потенциал масштабирования большой — в Украине десятки облэнерго с подобными задачами, а в США много энергокомпаний, которые нуждаются в оптимизации операционных процессов. Для других компаний нужна адаптация под конкретную документацию, но это всегда дешевле корпоративных систем от подрядчиков.

Корректировки в надстройке занимают минуты, тогда как изменения в ERP-системах — месяцы и десятки тысяч долларов. Часто эффективное решение можно создать на базе существующих инструментов вместо поиска сложных и дорогих альтернатив.