У щоденній роботі аптечного бізнесу багато процесів відбуваються паралельно: пошук приміщень, переговори, погодження умов, документи, звіти. Усе це потрібно десь зберігати, оновлювати й тримати під контролем.
Команда департаменту розвитку Аптеки АНЦ тривалий час ефективно вибудовувала роботу в Google-таблицях і підтримувала активне зростання. Але разом із масштабуванням з’явилася і потреба в більш системному підході до управління даними та процесами. Рішенням є NetHunt CRM.
У цій статті розповімо, яких результатів Аптека АНЦ досягли після впровадження NetHunt CRM у свої робочі процеси, а також поділимося порадами для компаній, які лише планують перехід на CRM.
Автоматизували передачу інформації між внутрішніми системами
У багатьох компаніях робота гальмує не тому, що хтось погано працює. А тому, що інформація рухається надто повільно. Дані постійно передаються вручну: звіти — в месенджерах, файли — поштою, коментарі — в окремих чатах. Усе це створює зайві паузи в роботі.
Щоб прибрати ці вузькі місця, в Аптеці АНЦ налаштували інтеграцію NetHunt CRM із внутрішніми системами компанії.
NetHunt CRM інтегрували у два процеси:
- Роботу з лідами з гарячої лінії. Коли власник приміщення телефонує на гарячу лінію, його дані одразу потрапляють у NetHunt CRM і автоматично розподіляються на менеджера відповідного регіону.
- Внутрішню облікову систему. Нові підписані договори з власної IT-системи Аптеки АНЦ щодня синхронізуються з CRM. Раніше такі вивантаження робили вручну раз на тиждень, через що інформація часто була неактуальною.
Команда перестала чекати, поки хтось перенесе дані з таблиці в таблицю.
Почали відстежувати навантаження на менеджерів
Спершу фахівці сприймають прозорість насторожено. Є відчуття, що CRM — це про контроль і перевірки. Але все працює навпаки. Добре налаштована система потрібна не для того, щоб шукати помилки, а щоб навести лад. Вона робить роботу зрозумілою — і для керівника, і для співробітника.
В Аптеці АНЦ це стало особливо помітно серед менеджерів, які працюють у регіонах. Раніше їхній день виглядав як нескінченний потік дзвінків, поїздок і домовленостей. Було складно об’єктивно оцінити, скільки насправді зроблено і куди йде час.
З появою NetHunt CRM керівникам вдалося відстежувати завантаженість менеджерів. У системі налаштували блок звітності. Менеджери фіксують, скільки часу витрачають на перегляди об’єктів. Для цього в картках додали спеціальні поля, а всі ці дані автоматично збираються у регулярні звіти.
Якщо менеджер одночасно веде близько 50 об’єктів і його ефективність знижується, це помітно одразу в CRM. Керівник може вчасно підсилити команду або перерозподілити завдання — ще до того, як перевантаження почне впливати на результат.
Побудували наочну воронку продажів із логічними етапами
Коли кількість об’єктів і переговорів зростає, керувати процесом на пам’ять складніше. Без чіткої структури важко зрозуміти, на якому етапі кожен проєкт і де саме виникають затримки.
Саме тому масштабування бізнесу — це не лише про зростання команди чи кількості локацій, а насамперед про побудову зрозумілих і повторюваних процесів. Якщо кожен етап роботи чітко описаний і відображений у NetHunt CRM, компанія отримує готову модель, яку легко переносити на нові команди, регіони та напрями.
У випадку Аптеки АНЦ це стало можливим після того, як автоматизували воронку пошуку приміщень. Роботу департаменту розділили на чіткі етапи в NetHunt CRM. Тепер кожен об’єкт проходить шлях:
- Знайомство з власником → Узгодження позиції з керівником → Збір документів → Підписання договору (або відмова)
Це особливо допомогло менеджерам, які часто перебувають у відрядженнях по регіонах. Раніше багато деталей переговорів доводилося тримати в голові. Тепер уся інформація фіксується в системі, і жоден об’єкт не губиться.
Якщо якась локація застрягає на етапі узгодження або збору документів, керівник бачить це одразу й може вчасно підключитися. Компанія не втрачає перспективні приміщення через затримки.
Рекомендації від Аптеки АНЦ для компаній, які планують впроваджувати CRM
- Звертайте увагу на підтримку. Важливо, щоб у вас була можливість швидко зв’язатися з командою розробника та оперативно отримувати допомогу у робочих питаннях.
- Обирайте рішення з можливістю налаштування. CRM має підлаштовуватися під ваші бізнес-процеси, а не змушувати команду працювати за шаблоном.
- Будьте готові до змін у підході до роботи. Перехід із таблиць на CRM — це не просто новий інструмент, а новий формат взаємодії всередині команди, який потребує навчання та часу на адаптацію.