Искусственный интеллект в учете: как малый бизнес получает финансовый контроль уровня корпораций

Искусственный интеллект способен изменить эту ситуацию, но не стоит считать его "волшебной палочкой". Правильнее относиться к нему как к части продуманной архитектуры учета и контроля. О том, как совместить инженерный подход, автоматизацию учета и ИИ для малого бизнеса, рассказывает Сергей Попель — эксперт по комплексной автоматизации бизнеса с более чем 20-летним опытом работы с ERP-системами и бухгалтерским учетом.

Сергей Попель реализовал 386 проектов для компаний с оборотом от 500 000 до 5 000 000 000 гривен. Он является Сеньор-членом двух крупнейших в мире профессиональных инженерных сообществ (IEEE и ISA). Это титул, который присуждается только за исключительные и устойчивые профессиональные достижения. Кроме того, он является экспертом Startup World Cup --- международного конкурса для стартапов, на котором оценивают и определяют траекторию развития инновационных проектов в сфере Agri-Tech и FinTech.

Метод быстрого результата: автоматизация во время реальной работы

Отдельная часть экспертизы Сергея — применение метода "быстрого результата" к проектам автоматизации учета и BAS/ERP-систем.

"Суть в том, чтобы не строить идеальный проект на бумаге, — объясняет Попель, — Мы быстро запускаем рабочую модель, смотрим, как она ведет себя в реальном учете, и уже на этом фундаменте постепенно доводим систему до нужного состояния".

Команда отказывается от классической модели и движется по гибкой траектории. Сначала проводят минимально необходимый анализ, очерчивают критические участки (продажи, запасы, производство, денежные потоки) и обсуждают детали с командой заказчика. Затем за 4-6 недель создается рабочий прототип — контур системы, который уже способен обрабатывать часть реальных операций. Далее автоматизация происходит параллельно с ежедневной работой: пользователи работают в системе, команда видит живые данные и постепенно совершенствует решение.

"Такой подход существенно уменьшает риски для бизнеса, — добавляет Сергей, — Владелец видит результат через несколько недель, может корректировать требования и не платит за лишнюю сложность".

Когда контроль существует только на бумаге

"Самая большая ошибка руководителей в том, что они воспринимают автоматизацию как замену людей технологиями, — объясняет Сергей Попель, — На самом деле речь идет о качестве контроля и прозрачности процессов".

Во многих компаниях бухгалтерия тратит 120-150 часов ежемесячно на подготовку отчетности, пересчет остатков и "ручную" сверку. При этом система учета часто содержит ошибки, которые могут оставаться незаметными годами, пока не появляется внешний триггер: налоговая проверка, запрос инвестора или смена собственника.

"Мы заходили в компании, где формально все "закрывалось" в учетной системе, — рассказывает он, — но когда начинали строить контрольные отчеты и сверять движение запасов, оказывалось, что часть операций не имеет логического завершения".

В одной из производственных компаний, которую консультировала команда Сергея, расхождения между фактическими и учетными остатками достигали нескольких процентов оборота. В денежном измерении это означало сотни тысяч гривен потенциальных потерь. Устранение проблемы требовало месяцев ручной работы и фактической "пересборки" учета.

"Человек физически не может отследить все связи в системе, когда речь идет о тысячах операций в месяц, — говорит Попель, — Поэтому основная задача — дать бухгалтеру инструмент, который будет постоянно проверять логику учета".

После упорядочения структуры данных и внедрения автоматизированных контрольных отчетов в той же компании время на подготовку отчетности сократилось до 20-30 часов, а количество критических ошибок уменьшилось в разы.

"Ключевое — это стандарты контроля, которые встроены в систему, — подчеркивает он. — Идеально, когда система предупреждает о расхождении в момент его возникновения".

Малый бизнес между ИИ и дефицитом кадров

Глобальные исследования показывают, что ИИ кардинально меняет структуру рынка труда. Рутинные функции автоматизируются, а спрос на специалистов, которые понимают учет, процессы и технологии, растет.

"Компаниям все меньше нужны операторы учетных программ. Они ищут людей, которые могут объяснять цифры и видеть риски", — говорит Сергей.

Проблема в том, что малый бизнес не может позволить себе финансового директора или аналитика с высокой квалификацией.

"У компании может быть оборот, который не оправдывает постоянную зарплату сильному финансовому аналитику, — объясняет он, — Но именно в этом сегменте накапливаются ошибки, потому что собственник занят операционкой, а системный контроль некому выполнять".

Именно здесь, по мнению Сергея, ИИ может стать демократизатором аудита и дать малому бизнесу уровень контроля, который ранее был доступен только корпорациям или компаниям с дорогими консультантами.

Учетная платформа со встроенным ИИ-аудитом с помощью ИИ-аудита

В ответ на этот вызов Сергей Попель работает над учетной платформой для МСБ с интегрированным ИИ-аудитом. Это система учета нового поколения, где модуль ИИ является частью архитектуры, а не дополнительным модулем.

"Идея проста: малый бизнес получает систему, в которой контроль встроен по умолчанию, — объясняет он, — ИИ не заменяет бухгалтера. Его задача — проверять корректность операций, подсвечивать аномалии и подсказывать, где есть риски".

В этой концепции ИИ-модуль работает как умный ассистент контроля: анализирует текущие и исторические операции, выявляет аномальные суммы, нетипичные схемы взаимодействия с контрагентами и нелогичные цепочки проводок. Далее он формирует понятные объяснения и предлагает варианты действий, например проверить документ, уточнить договор или скорректировать настройки учета.

"Мне важно, чтобы система не превращалась в "черный ящик", — подчеркивает Сергей Попель, — Пользователь должен понимать, почему именно ИИ обратил внимание на операцию и как это влияет на отчетность".

Такой подход сочетает машинную скорость с человеческой ответственностью. ИИ обнаруживает аномалии и предлагает варианты, а окончательное решение остается за человеком.

Предсказуемость вместо хаоса

Мировые консалтинговые компании отмечают, что работники с компетенциями в сфере ИИ получают существенную зарплатную прибавку, а компании, интегрирующие ИИ системно, демонстрируют более высокие темпы роста производительности. Но за красивыми цифрами стоит простая мысль: технологии работают только тогда, когда опираются на четкую методологию.

"Я видел десятки проектов, где бизнес хватался за "модные" инструменты только потому, что так делают все, — говорит Сергей, — без продуманной цели и понимания, какие решения эти инструменты должны поддерживать. В результате такое поверхностное внедрение ИИ приносило скорее разочарование".

По его словам, успешная автоматизация держится на сочетании трех условий:

• Четко описанные процессы;
• Участие конечных пользователей;
• Прозрачные стандарты работы с системой и определенные правила принятия решений.

Инженерная точность в финансах

Членство Сергея Попеля в профессиональных сообществах вроде IEEE и ISA подчеркивает его инженерный подход к учету и управлению.

"Бухгалтерский учет для меня — это язык, на котором бизнес рассказывает о себе, — говорит он. — Если в этом языке хаос, ни один инвестор или партнер не поверит в стабильность компании".

Опираясь на опыт внедрения ERP-систем, Сергей формирует подход, при котором малый бизнес получает возможность работать с данными на уровне крупных компаний, иметь прозрачный учет, контроль ключевых показателей и понятную финансовую историю.

"Мир входит в фазу, когда ИИ становится частью базовой инфраструктуры, — резюмирует он. — Выиграют те, кто умеет сочетать технологии с правильно организованным учетом и ответственным управлением".