"HR должен работать с людьми": Наталья Вербицкая создала авторскую методику автоматизации процессов найма
Несмотря на стремительно растущую популярность AI-powered инструментов управления, крупные предприятия не спешат автоматизировать свои процессы. Между тем "человеческий фактор" может стоить компании значительных убытков, особенно когда речь идет о заполнении документации, найме и оплате труда. "Это позволяет HR-отделу работать с людьми, а не с бумагами". HR-эксперт Наталья Вербицкая разработала уникальную методику, которая позволяет компаниям автоматизировать ручные процессы в найме
Наталья Вербицкая, HR-эксперт с более чем 15-летним опытом и серьезным профессиональным бэкграундом (АМПУ порт "Южный", ООО "Нефтегазхим Сервис", ООО "Лукойл Технологии Сервисиз Украина", ЧАО "Лукойл Одесский нефтеперерабатывающий завод") увидела этот системный пробел и на основе своего опыта разработала собственную систему автоматизации бухгалтерских и HR-процессов.
Ее инструмент помогает многим украинским и зарубежным компаниям повысить контролируемость найма и ведения бухгалтерского учета, снижая риск ошибки до критически низких значений.
От экономиста до архитектора HR-процессов
Наталья окончила Одесский национальный университет имени Мечникова по специальности "Компьютерная инженерия", затем получила второе высшее образование по направлению "Учет и аудит". В 2012 году она прошла профессиональную сертификацию по менеджменту в The Open University (Великобритания), специализируясь на изучении современных HR-стратегий и управлении человеческим капиталом.
Крепкая академическая база дала Наталье понимание, где в современном HR существуют пробелы и какими инструментами возможно изменить подходы к управлению персоналом.
- Опыт обучения за рубежом показал, что пока весь мир переосмысливает то, как должен вестись найм и сопроводительная документация, в Украине работают по устаревшим методикам, — делится Наталья, — Отсутствие системного подхода и ручное управление ведет к ошибкам, ошибки ведут к убыткам, а убытки снижают заинтересованность работников в результатах работы. В конце концов, теряется лояльность к компании, падает производительность.
Автоматизация процессов
Наталья возглавила службу управления персоналом крупной компании в самый сложный период: компания была на пути реформ по оптимизации внутренних процессов.
- Я столкнулась с тем, что на предприятии "кадровики" заполняют табели вручную и готовят отчеты днями, не существовало системы предупреждения ошибок. Я провела полный аудит, просчитала время на каждую операцию, проанализировала, где чаще возникают ошибки, и выяснила: более 40% рабочего времени HR-отдела уходило на операции, которые можно автоматизировать без потери качества.
Тогда она приняла решение разработать собственную систему контроля и учета, опираясь на знания в области инженерии и финансов. Система должна была интегрировать учет персонала, табелирование рабочего времени, автоматический расчет заработной платы со всеми надбавками и премиями, а также генерировать налоговую отчетность в соответствии с украинским законодательством. Готовые решения не подходили — в Украине не существовало аналогов, а зарубежные предложения не соответствовали букве закона. Так появилась авторская HR-ERP программа, которую Наталья фактически разработала с нуля.
Автоматизация, очевидно, встретила сопротивление со стороны работников.
-Компания и без того проходила путь изменений, и, конечно, работники боялись, — признается Наталья, — Бухгалтеры думали, что их сократят, HR-менеджеры не понимали, зачем менять схему, которая и так работает годами. Через демонстрацию выгоды я смогла доказать каждому, что новый инструмент введен с целью помочь и освободить время на более продуктивную деятельность.
Уже в первые месяцы работы система показала результаты: время на подготовку месячной отчетности сократилось с трех дней до нескольких часов, а количество ошибок в расчетах уменьшилось на 90%. А главное — HR-отдел наконец-то смог заняться тем, для чего он создан: работой с людьми.
Разработка Натали получила признание на государственном уровне: две золотые медали от Торгово-промышленной палаты Украины (2011-2012), Орден "Лидер экономики Украины" от Международного экономического рейтинга "Лига лучших" и грамоту от руководителя Администрации морского порта, а сегодня ее система используется несколькими украинскими компаниями.
Адаптация методики
Эксперт советует бизнесу не бояться пересмотра внутренних процессов и передачи части процессов на автоматическое выполнение.
- Все в компании получают выгоду: у отдела кадров освобождается время, руководство вовремя получает отчеты, обычные работники могут быть уверены, что зарплата считается честно и без влияния человеческого фактора. В конечном итоге так растет и сама компания, и доверие работников, и конкурентоспособность на рынке.