Оксана Бойкив: как бухгалтер помогла перестроить документооборот при переходе на Дия City
Уже более десяти лет бухгалтерский учет возглавляет списки профессий, наиболее подверженных автоматизации. Еще в 2013 году в оксфордском исследовании, на которое впоследствии ссылался The Economist, вероятность замены бухгалтеров и аудиторов машинами была оценена примерно в 94%. На самом деле техника берет на себя прежде всего рутинную работу. Сверки и ввод данных система выполняет быстрее, чем человек. Специалист же получает время на то, чего машина не умеет, — разобраться, почему цифры складываются так, а не иначе.
Оксана Бойкив из Ивано-Франковска прошла через такой переход самостоятельно. В 2022 году она работала в финансовой команде IT-компании, украинский офис которой насчитывал около 300 сотрудников. В том году компания перестраивала свой документооборот в процессе адаптации к режиму "Дія City". Новый правовой режим требовал пересмотра бухгалтерских, документальных и согласовательных процедур. Однако, помимо этого, в самом отделе уже давно назрела необходимость избавиться от рутины, которая накапливалась годами и приводила к неточностям и задержкам.
Оксана прошла все этапы преобразований — от первоначального анализа и тестирования обновленного порядка до того момента, когда коллеги привыкли работать по-новому. Поэтому здесь специалистка рассказывает о цифровизации финансовых команд, опираясь на собственный опыт.
До этих изменений всё держалось на ручном труде, и Бойков хорошо знала его изнутри. Документы поступали по разным каналам, в основном по электронной почте, поэтому согласование и исправления отнимали рабочее время. Она лично проверяла каждый документ на полноту и обращалась к коллегам за недостающими данными. Далее сведения попадали во внутренние таблицы, часть дублировалась в учетной системе. В конце бумаги нужно было рассортировать, сохранить и еще раз пересмотреть перед отчетами, а если обнаруживалась ошибка — вернуть на исправление. Ежемесячно через отдел проходило до 500 документов, и каждый отнимал по 10–15 минут. Найти нужный файл в такой системе тоже было делом не на одну минуту.
В ходе этой реорганизации Оксана была ключевым участником финансовой команды (Key Finance Team Contributor) под руководством финансового менеджера, а вместе с ним в отделе работали всего три человека. Из-за этого на неё легла вся практическая часть работы. Оксана разобралась в существующем порядке и письменно задокументировала маршрут каждого документа — от момента, когда сотрудник или подрядчик отправлял его по почте, до попадания данных в отчётность. Отразив этот маршрут в системе, она увидела, какие шаги дублируют друг друга: одна и та же информация сначала вносилась во внутренние таблицы, а затем повторно — в бухгалтерскую систему, и каждая неполная форма вызывала отдельную переписку с отправителем.
Новый механизм основан на двух инструментах. Бухгалтер оставила учет и управленческую отчетность в QuickBooks — бухгалтерской программе, которой пользуется большинство американских малых и средних предприятий, а документооборот команда перевела во внутреннюю систему управления документами и рабочими процессами, настроенную под потребности компании.
Оптимизация была достигнута за счет того, что из процесса исчезли четыре ручные операции. Проверку полноты данных взяла на себя система: теперь она сама отклоняет документ, в котором отсутствуют данные, поэтому бухгалтеру больше не нужно проверять каждую форму и начинать переписку с автором. Повторный ввод данных отпал, так как проверенные сведения сразу поступают во внутренние реестры и бухгалтерские процессы без промежуточного переноса вручную. Сортировку и подшивку документов заменили автоматическая классификация и электронный архив. Вместо того чтобы напоминать коллегам о согласовании, система сама отправляет уведомления ответственным лицам.
Каждый шаг этой схемы Оксана сверяла с требованиями учета, прежде чем его запускали, чтобы автоматизация не нарушила отчетность. Благодаря новому маршруту каждый документ стал отслеживаемым: видно, когда он поступил, кто его согласовал и в каком отчете он в итоге оказался.
По подсчетам команды, обработка документов стала быстрее примерно на 40 % по сравнению с прежней, почти полностью ручной работой. Эти 40% состоят именно из исключенных этапов: из десяти-пятнадцати минут на документ исчезли проверка полноты вручную, повторные запросы отсутствующих данных, повторный ввод той же информации и ручное архивирование. Количество ошибок отдельно не подсчитывали, но корректировать данные вручную приходилось реже: несоответствия выявлялись еще на этапе подачи, а не на этапе отчетности, когда исправления влекут за собой переработку. Освободившееся время команда направила на аналитику, проверку данных и внутренний контроль вместо механического ввода. Управленческая отчётность тоже стала появляться быстрее, так как проверенные сведения поступали в учёт без промежуточного ручного переноса. Эти результаты подтверждает и финансовый менеджер.
Основной этап внедрения изменений длился около трёх месяцев — с 8 февраля по 18 мая 2022 года, то есть пришёлся на первые месяцы полномасштабной войны. После этого механизм не был свернут: он остался в повседневной практике и при необходимости дорабатывался.
Самым сложным было переучить людей. Изменения затронули сотрудников по всей компании, и каждому пришлось подавать документы иначе, чем в прежние годы. Сопротивление никого не удивило: люди привыкли работать по-своему, а новые правила требовали одинаковой дисциплины от всех. Поэтому бухгалтер писала инструкции и готовила презентации, в которых шаг за шагом показывала новый порядок подачи документов. Далее она разъясняла коллегам, работавшим в финансовом отделе, что изменилось в их части и почему старый способ больше не подходит. Разобрала спорные случаи, подсказывала и проверяла, пока непривычный формат не стал для них рутиной. Изменить инструкцию легче, чем добиться, чтобы по ней действительно работали каждый день, — говорит она.
"Я всегда ищу не только ошибку в цифрах, но и причину, по которой она возникла. Если проблема повторяется, часто приходится исправлять не одну транзакцию, а сам процесс", — объясняет Оксана.
Ее вклад в работу компании подтверждает непосредственный руководитель. По словам руководителя, она одна из немногих выходила за рамки рутинных обязанностей: замечала слабые места в работе и бралась их перестраивать, доводя дело до более надежных учетных решений.
Бухгалтеры во всем мире проходят один и тот же путь: меньше ручного ввода, больше анализа. Оксана Бойкив прошла его раньше многих — и теперь применяет наработанный опыт в сфере малого и среднего бизнеса, где упорядоченного учета чаще всего не хватает.