Цифровізація документообігу: чому це важливо, досвід VARUS

Кожен бізнес — від маленької локальної компанії до міжнародної корпорації — щодня працює з сотнями різних документів. До того ж, левова частка з них досі нехтує електронним документообігом (ЕДО), віддаючи до 60% офісного простору під зберігання паперової документації.

Цікаво, що навіть ті компанії, які заявляють про використання електронного документообігу, мають на увазі просто електронне підписання документів. Тоді як повноцінний ЕДО передбачає, що всі дані автоматично потрапляють в облікові бази даних без необхідності залучати бухгалтерів чи операторів.

Перехід на електронний документообіг здатен принести бізнесу чимало переваг — від мінімізації помилок до суттєвого зменшення витрат. Мережа VARUS почала процес цифровізації документів ще у 2020 році. Тільки за 2023 рік в електронному вигляді обмінялись понад 60 300 документами, відсоток підключених постачальників, що підписали ці документи електронно, досягнув позначки 93%. Крім того, з 2023 року у мережі також запустили в роботу електронні накладні постачання на склади, яких за минулий рік підписали понад 130 000.

Переваги електронного документообігу

Колись у мережі VARUS електронний документообіг почався з внутрішніх накладних між складами та магазинами. Першим зовнішнім документом, який перевели в електронний вигляд стала "Специфікація", якою узгоджується ціна постачання між постачальником та мережею. Пізніше у мережі також оцифрували рахунки на оплати, акти виконаних робіт, взаємозаліки та акти звірки. Зараз система документообігу мережі VARUS максимально автоматизована. Автоматично вносяться дані в облікову програму та формуються облікові записи, а ланок передачі інформації з підписантами немає.

Усі електронні документи автоматично завантажуються на платформу після проведення в облікових системах. Це зручно для працівників: замість використання десятків сервісів, вони можуть бачити всю документацію у звичному для них робочому середовищі.

Вхідні документи проходять автоматичну звірку із фактично оприбуткованим товаром. При цьому документ про виявлені розбіжності формується автоматично, без залучення працівників.

Отримання статусів по документу також автоматизовано. Інформація про те, чи документ очікує підписання, чи він підписаний, чи підпис відхилено, синхронізується з обліковими системами компанії.

Зручна система сповіщень. Якщо, наприклад, постачальник відхилив документ, відповідальні особи отримують сповіщення на електронну пошту із зазначеною причиною відхилення.

Максимально спрощена процедура підписання, що дозволяє підписувати документи групою осіб.

Система електронного документообігу має ряд ключових переваг:

• Зменшення прямих та непрямих витрат, що пов’язані з формуванням документа, його переміщенням та зберіганням;
• Швидкість обміну даними, отримання оплат та прискорення оприбуткування;
• Зменшення навантаження на співробітників, які працюють з документами;
• Екологічна складова: відсутність необхідності витрачати папір для ведення документації.

Крім того, завдяки автоматизації вплив людського фактора зведений до мінімуму, а отже суттєво знижується ризик виникнення помилок та розбіжностей.

Оптимізація документообігу

У мережі VARUS відійшли від стандартної схеми, де постачальник надсилає документ, що традиційно називають "Видаткова накладна", а покупець на його основі формує "Прибуткову накладну" та "Акт розбіжностей".

Замість цього застосовують схему, яка оптимізує витрати ресурсів як з боку постачальника, так і з боку мережі:

1. VARUS отримує "Рахунок" або "Повідомлення про відвантаження" із вказівкою номера та дати Видаткової накладної або іншого документа-підстави постачальника.
2. По факту оприбуткування компанія самостійно відправляє єдиний документ "Накладна", номером та датою документа постачальника.

Завдяки такій схемі роботи і в постачальника, і в мережі відсутні розбіжності як в товарному, так і в податковому обліку.

Реалізація оцифровки документообігу

Диджиталізація — це офіційний курс України протягом останніх років. Україна — перша країна світу, де цифровий паспорт має таку саму силу, що й паперовий, і четверта в Європі, де є цифрові водійські права, а реєстрація бізнесу в державному застосунку найшвидша у світі.

Цифровізація активно реалізується в тому числі й у галузі бізнесу. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" набув чинності ще у далекому 2003, а у 2017 році запрацював ЗУ "Про електронні довірчі послуги". Усе більше українських компаній поступово впроваджують електронний документообіг у свої процеси.

Не є винятком і мережа VARUS, де у 2023 році реалізували цифровий обмін товарно-транспортними накладними, а в 2024 розпочали опрацювання та впровадження коригуючих документів до Е-ТТН, таких як "Акт розбіжностей про вантаж", "Акт перевантаження".

Робота у цьому напрямку триває: у квітні 2024 стартувало тестування обміну електронною накладною у магазинах. Цей проєкт може забезпечити переведення в електронний вигляд до 1 млн документів на рік. З травня 2024 року VARUS активно мотивує своїх постачальників переходити на електронний документообіг, у тому числі через сервіс "Вчасно".

ЕДО — теперішнє та майбутнє українського бізнесу, що дозволяє компаніям працювати швидше та ефективніше, оптимізувати витрати та збільшувати прибутки. Тож курс на диджиталізацію залишається стійким!