Я вам пишу. Как деловая переписка в нерабочее время убивает вашу продуктивность

В 21:00 вы вдруг вспоминаете, что хотели расспросить коллегу по работе о том, на каком этапе находится тот или иной проект. Перед тем как вы нажмете на кнопку "Отправить", спросите себя: насколько это срочно? Возможно, вы хотите написать об этом сейчас, просто чтобы не забыть, а ответ не нужен вам сию секунду. Но собеседник может об этом не догадываться. В таком случае ваше сообщение вызовет у него стресс и раздражение, что повлияет на его продуктивность.

В новом отчете "Истощенные, без права выйти из Сети" профессура трех уважаемых американских вузов — Лихайского, Виргинского политехнического и Университета штата Колорадо — обнаружила, что корпоративная культура и режим "всегда на связи" не дают сотрудникам в полной мере расслабиться и загоняют людей в стрессовое состояние.

"Использование имейлов способствует деперсонализации, вы не видите последствий своих поступков, — поясняет соавтор исследования Уильям Бекер, доцент кафедры менеджмента Виргинского политехнического университета. — Нечеткие границы между рабочим и нерабочим временем способствуют возникновению проблем. Многие компании видят в использовании электронной почты только преимущества и не думают об обратной стороне медали".

В ходе исследования выяснилось, что в течение недели участники опроса тратят в среднем по восемь часов личного времени на чтение и отправление писем "по работе". Чем больше времени сотрудники тратили на деловую переписку в нерабочие часы, тем сложнее им было переключиться на что-то другое. Это нарушало баланс "работа — семья" и даже способствовало эмоциональному истощению, что, по словам Бекера, негативно влияло на качество выполнения работы.

"От сотрудников ожидается постоянное присутствие в Сети. Именно это их и истощает, — уверяет Бекер. — Дело совсем не во времени, потраченном на имейл, а в том, что от человека ожидают постоянной готовности ответить на письмо. Беспрерывная вовлеченность в работу становится постоянным источником стресса".

Нечеткие границы между рабочим и нерабочим временем способствуют возникновению ряда различных проблем (Иллюстрация: render.ru)

Как дальше быть

Авторы исследования призывают руководителей ввести официальные правила, которые бы сводили к минимуму негативные последствия корпоративной культуры и режима "всегда на связи".

Некоторые компании уже ввели строгий запрет на деловую переписку в нерабочее время, другие просто требуют, чтобы рабочая электронная почта не проверялась сотрудниками в их личное время, а ответы на письма коллег-"нарушителей" откладывались до следующего рабочего дня.

Даже если в компании нет строгих внутренних правил, руководителю стоит четко оговорить свои требования с подчиненными. Или, к примеру, добавлять в теме или теле письма примечание о сроках выполнения задания.

"Можно написать: "Я не хочу, чтобы вы выполняли это сейчас, но, пожалуйста, возьмитесь за это задание завтра, — советует Бекер. — Понадобится какое-то время, чтобы привыкнуть к этому. Возможно, вашей компании и не нужен внутренний кодекс, но вы не должны забывать о последствиях деловой переписки в 22:00".

Бекер говорит, что крупные компании прекрасно осведомлены о негативном влиянии "запоздавших имейлов". Консультанты по управлению Boston Consulting Group раз в неделю устраивают "вечер, свободный от деловой переписки", а страховым консультантам Vynamic запрещено писать коллегам о работе после 22:00 и по выходным.

"В этом вопросе европейские фирмы опередили своих американских коллег", — признает Бекер. В мае Франция приняла закон о трудовой реформе, согласно которому рассылка сотрудникам имейлов с заданиями по выходным считается нарушением.

"Все исследования показывают, что в современном мире много стресса, связанного с работой. И этот стресс является постоянным, — заявил Бенуа Хамон, представитель Национальной ассамблеи Франции в интервью для Би-би-си. — Сотрудники покидают офис, но по возвращении домой все равно работают. Они остаются привязанными к работе электронным поводком — как собаки. Тексты, сообщения, почта — это все колонизировало жизнь человека до такой степени, что он или она в конце концов просто не выдерживает".

• Читайте также: Кто ищет, тот найдет. 7 способов вернуть работе смысл

Хоть Франция и сделала первые шаги в нужном направлении, странам по обе стороны Атлантики, по словам Бекера, предстоит долгий и нелегкий путь. "Возможно, рассказывая миру об ущербе, который причиняется сотрудникам по всему миру, наше исследование поможет улучшить ситуацию. На самом деле эту проблему довольно просто решить", — уверяет Бекер.

По материалам: The Fast Company
Перевод Анны Синящик