"HR має працювати з людьми": Наталя Вербицька створила авторську методику автоматизації процесів найму

Наталя Вербицька, HR-експерт з понад 15-річним досвідом і серйозним професійним бекграундом (АМПУ порт «Південний», ТОВ «Нафтогазхім Сервіс», ТОВ «Лукойл Технології Сервісіз Україна», ПАT «Лукойл Одеський нафтопереробний завод») побачила цю системну прогалину і на основі свого досвіду розробила власну систему автоматизації бухгалтерських та HR-процесів.

Її інструмент допомагає багатьом українським та закордонним компаніям підвищити контрольованість найму і ведення бухгалтерського обліку, знижуючи ризик помилки до критично низьких значень.

Від економіста до архітектора HR-процесів

Наталя закінчила Одеський національний університет імені Мечникова за спеціальністю «Комп'ютерна інженерія», потім здобула другу вищу освіту за напрямом «Облік та аудит». У 2012 році вона пройшла професійну сертифікацію з менеджменту в The Open University (Велика Британія), спеціалізуючись на вивченні сучасних HR-стратегій та управлінні людським капіталом.

Міцна академічна база дала Наталя розуміння, де в сучасному HR існують прогалини і якими інструментами можливо змінити підходи до управління персоналом.

– Досвід навчання за кордоном показав, що поки весь світ переосмислює те, як має вестись найм і супровідна документація, в Україні працюють за застарілими методиками, – ділиться Наталя. – Відсутність системного підходу і ручне управління веде до помилок, помилки ведуть до збитків, а збитки знижують зацікавленість працівників у результатах роботи. Врешті-решт, втрачається лояльність до компанії, падає продуктивність.

Автоматизація процесів

Наталя очолила службу управління персоналом великої компанії у найскладніший період: компанія була на шляху реформ з оптимізації внутрішніх процесів.

– Я зіткнулася з тим, що на підприємстві “кадровики” заповнюють табелі вручну і готують звіти днями, не існувало системи попередження помилок. Я провела повний аудит, прорахувала час на кожну операцію, проаналізувала, де частіше виникають помилки, і з’ясувала: понад 40% робочого часу HR-відділу йшло на операції, які можна автоматизувати без втрати якості.

Тоді вона прийняла рішення розробити власну систему контролю і обліку, спираючись на знання з інженерії та фінансів. Система мала б інтегрувати облік персоналу, табелювання робочого часу, автоматичний розрахунок заробітної плати з усіма надбавками та преміями, а також генерувати податкову звітність відповідно до українського законодавства. Готові рішення не підходили – в Україні не існувало аналогів, а закордонні пропозиції не відповідали літері закону. Так з’явилася авторська HR-ERP програма, яку Наталя фактично розробила з нуля.

Автоматизація, очевидно, зустріла опір з боку працівників.

– Компанія і без того проходила шлях змін, і, звісно, працівники боялися, – зізнається Наталя. – Бухгалтери думали, що їх скоротять, HR-менеджери не розуміли, навіщо міняти схему, яка і так працює роками. Через демонстрацію вигоди я змогла довести кожному, що новий інструмент запроваджено з метою допомогти і звільнити час на більш продуктивну діяльність.

Вже в перші місяці роботи система показала результати: час на підготовку місячної звітності скоротився з трьох днів до кількох годин, а кількість помилок у розрахунках зменшилася на 90%. А головне – HR-відділ нарешті зміг зайнятися тим, для чого він створений: роботою з людьми.

Розробка Наталі отримала визнання на державному рівні: дві золоті медалі від Торгово-промислової палати України (2011-2012), Орден «Лідер економіки України» від Міжнародного економічного рейтингу «Ліга кращих» та грамоту від керівника Адміністрації морського порту, а сьогодні її система використовується кількома українськими компаніями.

Адаптація методики

Експертка радить бізнесу не боятися перегляду внутрішніх процесів і передачі частини процесів на автоматичне виконання.

– Всі в компанії отримують вигоду: у відділу кадрів звільняється час, керівництво вчасно отримує звіти, звичайні працівники можуть бути впевнені, що зарплата рахується чесно і без впливу людського фактору. В кінцевому підсумку так зростає і сама компанія, і довіра працівників, і конкурентоспроможність на ринку.