Оксана Бойків: як бухгалтерка допомогла перебудувати документообіг під час переходу на Дія City

Оксана Бойків із Івано-Франківська пройшла такий перехід сама. У 2022 році вона працювала у фінансовій команді IT-компанії, де український офіс налічував близько 300 співробітників. Того року компанія перебудовувала свій документообіг під час адаптації до режиму Дія City. Новий правовий режим вимагав переглянути бухгалтерські, документальні й погоджувальні процедури. Однак, окрім цього, у самому відділі вже давно назріла потреба позбутися рутини, яка накопичувалася роками та спричиняла неточності та затримки.

Через руки Оксани пройшли всі етапи змін — від першого аналізу й тестування оновленого порядку до моменту, коли колеги звикли працювати по-новому. Тому тут про цифровізацію фінансових команд спеціалістка говорить із власного досвіду.

До змін усе трималося на ручній праці, і Бойків добре знала її зсередини. Документи надходили різними каналами, здебільшого електронною поштою, тож погодження та виправлення з'їдали робочі години. Вона особисто звіряла кожен на повноту й поверталася до колег по відсутні дані. Далі відомості йшли у внутрішні таблиці, частина дублювалася в обліковій системі. Наприкінці папери треба було розкласти, зберегти й ще раз передивитися перед звітами, а якщо спливала помилка — повернути на виправлення. Щомісяця через відділ проходило до 500 документів, і кожен забирав по 10–15 хвилин. Знайти потрібний файл у такій системі теж було справою не на одну хвилину.

У цій перебудові Оксана була ключовою учасницею фінансової команди (Key Finance Team Contributor) під керівництвом Finance Manager, а разом із ним у відділі працювало лише троє людей. Через це на неї лягла вся практична частина. Оксана розібрала наявний порядок і письмово задокументувала маршрут кожного документа — від моменту, коли працівник чи контрактор надсилав його поштою, до потрапляння даних у звітність. Виклавши цей маршрут у повторювальну систему, вона побачила, які кроки дублюють один одного: та сама інформація спершу вносилася у внутрішні таблиці, а потім повторно в бухгалтерську систему, і кожна неповна форма запускала окреме листування з відправником.

Новий механізм тримається на двох інструментах. Облік і управлінську звітність бухгалтерка лишила в QuickBooks— бухгалтерській програмі, якою користується більшість американського малого й середнього бізнес, а рух документів команда перевела у внутрішню систему керування паперами й робочими потоками, налаштовану під потреби компанії.

Оптимізація вийшла за рахунок того, що з процесу зникли чотири ручні операції. Перевірку повноти взяла на себе система: тепер вона сама відхиляє документ, у якому бракує даних, тому бухгалтеру більше не потрібно вичитувати кожну форму й починати листування з автором. Повторне введення даних відпало, бо перевірені відомості одразу йдуть у внутрішні реєстри та бухгалтерські процеси без проміжного перенесення руками. Сортування й підшивання документів замінили автоматична класифікація та електронний архів. Замість того щоб нагадувати колегам про погодження, система сама надсилає повідомлення відповідальним особам.

Кожен крок цієї схеми Оксана звіряла з вимогами обліку, перш ніж його запускали, щоб автоматизація не зламала звітність. Завдяки новому маршруту кожен документ став простежуваним: видно, коли він надійшов, хто його погодив і в якому звіті він врешті опинився.

За підрахунками команди, обробка документів стала швидшою приблизно на 40% порівняно з попередньою, майже цілком ручною роботою. Ці 40% складаються саме з вилучених етапів: із десяти-п'ятнадцяти хвилин на документ зникли перевірка повноти вручну, повторні запити відсутніх даних, друге введення тієї самої інформації та ручне архівування. Кількість помилок окремо не рахували, але коригувати дані вручну доводилося рідше: невідповідності спливали ще на подачі, а не на етапі звітності, коли виправлення тягне за собою переробку. Вивільнений час команда спрямувала на аналітику, перевірку даних і внутрішній контроль замість механічного введення. Управлінська звітність теж почала з'являтися швидше, бо перевірені відомості надходили в облік без проміжного ручного перенесення. Ці результати підтверджує і Finance Manager.

Основний етап впровадження змін зайняв близько трьох місяців — з 8 лютого до 18 травня 2022 року, тобто припав на перші місяці повномасштабної війни. Після цього механізм не згорнули: він лишився в щоденній практиці й за потреби допрацьовувався.

Найважче було перевчити людей. Зміни зачепили співробітників з усієї компанії, і кожному довелося подавати документи інакше, ніж роками до того. Опір нікого не здивував: люди звикли працювати по-своєму, а нові правила вимагали однакової дисципліни від усіх. Тож бухгалтерка писала інструкції та готувала презентації, де крок за кроком показувала новий порядок подання. Далі роз'яснювала колегам, які працювали з фінансовою функцією, що змінилося в їхній частині й чому старий спосіб більше не підходить. Розбирала спірні випадки, підказувала й перевіряла, доки незвичний формат не став для них рутиною. Змінити інструкцію легше, ніж домогтися, щоб за нею справді працювали щодня, — каже вона.

«Я завжди шукаю не тільки помилку в цифрах, а й причину, чому вона виникла. Якщо проблема повторюється, часто потрібно виправити не одну транзакцію, а сам процес», — пояснює Оксана.

Її внесок у процеси компанії підтверджує безпосередній керівник. За словами керівника, вона одна з небагатьох виходила за межі рутинних обов'язків: помічала слабкі місця в роботі й бралася їх перебудовувати, доводячи справу до надійніших облікових рішень.

Бухгалтери в усьому світі проходять той самий шлях: менше ручного введення, більше аналізу. Оксана Бойків пройшла його раніше за багатьох — і тепер переносить напрацьоване на малий та середній бізнес, де впорядкованого обліку бракує найчастіше.