Електронний підпис. Чому для важливих ділових рішень варто ретельно підбирати інструменти?

Новий час диктує нові правила для ведення бізнесу. Корисна звичка використовувати найкращі інструменти нині дорівнює вмінню укладати вигідні угоди й розвивати власну справу. Оптимізувати документообіг дають змогу електронний підпис та електронний цифровий підпис, легалізовані законодавством. Запитання лише у тому, як для цього підібрати справді якісний і надійний інструмент

НАДІЙНІСТЬ РІШЕННЯ

Відколи електронний підпис та електронний цифровий підпис набули юридичної сили, вивільнився значний ресурс часу і зусиль – не потрібно залучати посередників для передавання документів, чекати візування і погодження. До того ж, це спрощена процедура подавання звітності до контролюючих державних органів, швидке підписання електронних петицій тощо.

Залишається питання, чому саме надати перевагу — електронному підпису чи електронному цифровому підпису.

Цифровий підпис – це лишень графічно зображений підпис людини. Тим часом ЕЦП – це більш захищений вид електронного підпису. Його отримують як результат криптографічного перетворення набору електронних даних. Він має особистий ключ і перевіряється відкритим ключем. Електронний цифровий підпис має більше ступенів захисту й конфіденційності, приміром, опцію шифрування даних.

На практиці візування документів електронним підписом відбувається дуже просто. Головне – вибрати надійного оператора для надання послуги. Найчастіше надійні рішення можна подивитися у найкращих по ринку. Приміром, інструментом eSign від Smallpdf послуговуються у своїй роботі чимало підприємців і компаній, серед яких Facebook, Hilton, Columbia University, Unilever та інші. Загалом – понад 6000 бізнесів.

Інструмент допомагає створювати підписи та візувати документи, оперативно підписувати їх в електронному виді та запрошувати до візування інших підписантів -укладати угоди й підписувати договори можна за допомогою кількох натискувань у комп"ютері з будь-якої точки світу.

За допомогою інструмента eSign можна запросити електронний підпис у сотні людей – попередньо узгодивши, де саме їм потрібно поставити свій підпис. Інструмент дозволяє створити свій електронний підпис, відобразивши його за допомогою комп"ютерної миші або ж сенсорної панелі, або завантаживши фото готового підпису. Є опція відслідковування, що відбувається з PDF-файлом на кожному етапі його шляху.

Smallpdf — найкраща безкоштовна програма для створення електронних підписів. На підписання потрібна лише хвилина часу. Користувачі розширеної версії Pro можуть проставляти як власні, так і запрошені цифрові підписи, і зберігати їх для зручності.

БЕЗПЕКА КОРИСТУВАЧА

Одне з найважливіших питань, яке виникає при роботі з електронним підписом — цифрова безпека документів в інтернеті. Ми визначили, що найбільш захищеним є електронний цифровий підпис. Утім, чи все так надійно з документами в мережі?

Smallpdf працює виключно з безпечного з'єднання. Власне, у цьому можна переконатися, перевіривши наявність префікса "https" і "замочка" в адресному рядку браузера. По-друге, сервери компанії розміщено в Ірландії, й це також перевага. Адже тамтешнє законодавство суворо дотримується інтересів користувача.

В аккаунті на Smallpdf файли у сховищі доступні для користувача протягом потрібного йому часу. Якщо ж користувач видаляє файл з онлайн-сховища, він автоматично видаляється із серверів за "правилом однієї години", й у жодному вигляді не зберігається.

Утім, якщо ви відправляєте PDF-файл для підпису в eSign, він зберігається онлайн протягом 14-ти днів. Після того, як одержувач підписав документ, файл доступний для користувача на безпечних серверах ще 14 днів, щоб в документі можна було залишати нові підписи і відстежувати зміни.

Для конфіденційності й безпечності роботи з програмою усі з'єднання та передача файлів захищені за допомогою 256-бітного шифрування TLS. Розробник вказує на безпеку військового класу і гарантує конфіденційність документів та підписів. До слова, eSign відповідає вимогам ISO 27001 та юридичним стандартам eIDAS щодо простих електронних підписів (SES).

Про надійність і зручність у користуванні інструментами Smallpdf свідчить також те, що TrustRadius включив Smallpdf в топ рейтингу найкращих систем управління документами 2019 року. Уже згадувана сертифікація ISO означає безперебійне і надійне обслуговування понад 25 мільйонів користувачів щомісяця.