Як Сергій Чехла допомагає компаніям масштабувати бізнес за допомогою Microsoft Power Platform

Сергій Чехла, експерт з управління проєктами у сфері впровадження рішень на базі Microsoft, розробив власну методологію під назвою Strategy-to-Execution Framework, яка дозволяє компаніям зростатися контрольовано і послідовно, без втрати контролю над щоденними процесами і задачами. 

Як працює методологія

Стандартний Microsoft-пакет, починаючи від Excel і завершуючи Teams, це найрозповсюдженіший збірник офісних програм. Він зручний і зрозумілий, легко впроваджується і допомагає підвищити ефективність роботи. До їх числа входить набір інструментів для автоматизації дій і аналізу даних Power Platform і Power Automate. Найважливіша проблема – компанії використовують ці інструменти як рішення для автоматизації щоденних повторюваних процесів і не підв'язують їх до стратегічних цілей.

Ключова відмінність Strategy-to-Execution Framework від стандартних Microsoft-рішень у тому, що Power Platform використовується як головна сполучна ланка між стратегією компанії та щоденними задачами, а не просто як інструмент автоматизації. У ньому цілі, програми, проєкти, корпоративні ресурси та фінанси представлені як цифрові модулі, пов'язані між собою. Програма, налаштована таким чином, дозволяє керівництву бачити, що насправді веде компанію до зростання, а отже, дозволяє масштабуватися без втрати прозорості.

Ця методологія універсальна: компанії будь-яких масштабів та галузей можуть застосувати її в операційній роботі, щоб зробити управління більш прозорим і системним. У 2022 році Strategy-to-Execution перетворилася на IT-продукт LEO PPM, яка використовується як платформа для цифрового управління бізнесом. LEO PPM - це єдина модель даних компанії із прив'язкою до її цілей, проєктів і програм, дозволяє вести контроль виконання робіт і фінансів. На відміну від популярних програмних рішень для керування, програма Сергія дозволяє контролювати всі ключові аспекти операційної діяльності.

Сьогодні за допомогою методології Сергія більше 15 компаній в Україні і за кордоном керують бізнесом, серед них – рітейл-мережі, банки, IT-компанії, некомерційні організації та державні установи.

Реалізація на практиці

Експерт пояснює: якщо компанія не має інфраструктури для управління масштабуванням, руйнуються всі процеси керування. Він наводить приклад з практики: одна з провідних фармацевтичних компаній України звернулася до нього за інструментом для більш чіткого контролю менеджменту портфеля ініціатив. “Використовувався стандартний офісний пакет: Microsoft 365, Power BI, Excel. Ці рішення допомагають у звичайних робочих задачах, але не поширюються на рівень керівництва. Тоді топ-менеджмент не розумів, які проєкти дійсно наближають компанію до реалізації стратегічних цілей, а які витрачають ресурси. Їх розподіл також відбувався хаотично: команди конкурували за фінансування, підрозділи працювали нескоординовано один з одним”, – розповідає Сергій.

Щоб привести компанію до більш свідомого керування, він почав з тестування інших інструментів з пакету Microsoft з метою побачити, чи зможуть вони заповнити сліпі зони управління: Planner для задач, Project для планування, Power BI для аналітики. Жоден з інструментів не був здатний вирішити головну проблему: зв’язати конкретні задачі з цілями компанії.

Рішення, розроблене Сергієм, полягало в інтеграції моделі масштабування на інфраструктуру Microsoft. Всі цілі компанії – збільшення прибутку, найм нових співробітників, поліпшення репутації – стали візуалізованими покроковими задачами, кожна ініціатива і проєкт отримали прямий зв'язок зі стратегічними напрямками. “Керівництво побачило повну картину та отримало механізм пріоритезації завдань, завдяки чому вдалося покращити контроль бюджету і досягти зростання бізнес-результатів на 20%”, – розповідає Сергій.

Чому бізнесу складно масштабуватися без втрати контролю

У кожній компанії існують інструменти для управління проєктами, є менеджери, які контролюють виконання завдань і керують процесами так, щоб вести бізнес до розширення. В якому місці ланцюга прийняття рішень виникає пробіл, що веде до втрати контролю і коштів?

На думку Сергія, справа у невірній побудові всієї архітектури: ”Це називається ілюзією керованості. Все ніби під контролем, звіти в порядку, всі зайняті своїми справами, а відповіді на питання, навіщо саме цей проєкт існує, немає. Так, ця конкретна ініціатива успішно завершилася і навіть принесла прибуток, але до цілей компанію не наблизила”.

Інша проблема – стратегія як номінальний орієнтир. Менеджмент фіксує її лише у презентаціях і власній пам'яті, максимум вона визначається в Excel. До моменту масштабування це працює, але після стає слабкою точкою, що позбавляє організацію необхідного контролю. Стратегія не транслюється в рішення, немає механізму перевірки впливу ініціатив, організація втрачає єдиний вектор руху.

У фазі активного росту виникають ще один неочевидний, але критичний момент: спроби розширити бізнес (відкрити нові філії, вийти на нову нішу тощо) часто проходять без масштабування управління. Як це виглядає: компанії бачать завантаження працівників, ведуть облік бюджетів, але лише формально уявляють, до якого ефекту призведе інвестиція і які ініціативи потрібно зупинити, щоб звільнити ресурси на більш пріоритетні задачі. У процесі розширення вводяться нові інструменти, ролі і процеси без управлінського розуміння, що насправді зараз необхідно для ефективного росту.

Сергій як менеджер проєктів своєю методологією Strategy-to-Execution допомагає компаніям перейти від хаотичного розподілу ресурсів до системного управління зростання. “Я вивчаю, в якому місці ієрархії формуються і приймаються рішення, що відбувається, коли з’являється нова ініціатива і як відбувається контроль зростання”, – розповідає він.

Навчить думати як управлінець

Крім комплексної консультаційної допомоги, Сергій проводить багаторівневе навчання для управлінців середньої та вищої ланки. Навчання відбувається на основі реальних бізнес-сценаріїв, з якими стикаються компанії під час зростання. Програми охоплюють оцифрування стратегій і підходи до масштабування, які неможливо знайти у звичайних навчальних матеріалах Microsoft.

Сергій бере участь і у відкритих заходах та навчальних сесіях, куди за знаннями приходять управлінці і ті, хто планує зв'язати професію з менеджментом. З 2019 року він викладає дисципліну "Інвестиційний аналіз проєктів" у бізнес-школі та оцінює проєкти і дипломні роботи студентів.

Експерт стверджує, що таке навчання – з акцентом на розвиток мислення – спрацює краще, ніж сліпе впровадження управлінських рішень без чіткого плану. Технологія LEO PPM і архітектура Power Platform, яку Сергій представляє клієнтам, стає допоміжним інструментом для осмисленого і результативного зростання з очікуваними результатами.