Як обрати CRM на роки: кейс довгострокової співпраці iPlan та NetHunt

Для iPlan — української компанії з фінансового планування — питання вибору CRM виникло ще на старті бізнесу. Вони майже одразу шукали систему, яка не доведеться змінювати через масштабування. Так у їхній роботі з’явилася NetHunt CRM, що стала основою процесів із перших днів і залишається нею до сьогодні.

У статті розповімо, як iPlan використовують NetHunt CRM та чому це рішення актуальне для них уже багато років.

Як функції CRM відкривають можливості для росту: інсайти з кейсу iPlan

CRM стає корисною не тільки в момент початку роботи, а й в момент росту бізнесу. Саме тоді функції перестають бути "галочками" й починають впливати на швидкість, якість сервісу та керованість процесів. Кейс iPlan добре це демонструє.

Гнучкість CRM-системи — фундамент для масштабування

На початку для бізнесу головне — не ідеальні процеси, а швидкість і фокус. Командам не потрібні складні системи з місяцями впровадження, десятками ролей і правил.

Найліпший варіант — система, яку можна запустити без зайвих налаштувань, але з розумінням, що вона витримає ріст.

Саме так до вибору підійшли в iPlan. Компанія обрала NetHunt CRM практично з моменту заснування. Спершу система була для них зручною базою із наочною воронкою. З часом у роботу додалися автоматизації та інтеграції з іншими сервісами.

NetHunt CRM не створювала обмежень. Щойно клієнтів, завдань і процесів більшало, CRM приймала це навантаження й поступово розширювала функціонал без стресу для команди.

Інтеграції з усіма каналами комунікації — сучасна потреба бізнесу

Якщо бізнес зростає, то і канали комунікації множаться. Клієнт пише там, де йому зручно. CRM має підлаштовуватися під цю поведінку: підключати нові канали й не ламати вже вибудувані процеси.

У iPlan основним каналом спілкування з клієнтами був Telegram. NetHunt CRM одразу підключила цей канал до системи, щоб уся переписка зберігалася на картці клієнта й була доступною для команди.

З часом підключили й інші месенджери — Instagram i Whatsapp. Компанії не довелося міняти CRM, переносити дані чи перевчати команду. Нові канали просто підключили до вже існуючої системи.

iPlan отримали:

• єдиний контекст спілкування — вся переписка з клієнтом зберігається в одній картці, незалежно від каналу;
• економію часу команди — не потрібно шукати повідомлення в різних застосунках;
• безперервність роботи — навіть при передачі клієнта іншому спеціалісту історія комунікації залишається під рукою.

"Планери можуть зайти в NetHunt CRM і одразу написати всім, кому потрібно. Це набагато швидше, ніж йти в Телеграм і вишукувати клієнтів", — Альона Помаскіна, Head of marketing в iPlan.

Поетапна автоматизація без перевантаження процесів

Прості автоматизації корисні вже на старті, але складні сценарії варто впроваджувати пізніше — коли процеси стабілізуються.

На ранніх етапах надмірна автоматизація заважає. Ручна робота допомагає зрозуміти поведінку клієнтів і перевірити гіпотези, а вже після цього автоматизація стає підсилювачем процесів, а не тягарем.

Ось як автоматизації використували в iPlan:

1. Крок 1: базові інструменти — Google Форми і ручний імпорт даних у CRM. Для невеликого обсягу заявок цього було достатньо.
2. Крок 2: автоматизація збору даних — кількість заявок зросла, команда перейшла на форми NetHunt CRM. Всі заявки із сайту чи інших джерел одразу потрапляють у CRM із усіма даними. Маркетологи аналізують ефективність каналів залучення, а планери отримують нові заявки без затримок.
3. Крок 3: складні автоматизовані сценарії. Наприклад, для реактивації "сплячих" клієнтів. CRM автоматично запускає серію корисних листів. Усе відбувається без участі команди — бізнес не втрачає "теплі" контакти, навіть коли менеджери зосереджені на активних клієнтах.

CRM — спільний простір для роботи команди: від HR до партнерів

Бізнес росте, і з часом важливо, щоб усі процеси були в CRM: від продажів до роботи з партнерами, підрядниками та командою. Саме тому потужна CRM — це не лише про угоди. Це інструмент для керування всіма зовнішніми зв’язками компанії, де важливі історія, відповідальні й прозорість процесів.

У iPlan до цього прийшли поступово. Коли бізнес виріс, стало зрозуміло, що CRM уже користуються не тільки фахівці з продажів. Усередині NetHunt CRM компанія створила окремі воронки для суміжних напрямів:

• HR — для роботи з кандидатами: від першого контакту до рішення;
• Партнерська мережа — для ведення партнерських угод.

iPlan не довелося купувати окремий HR-софт чи ще один інструмент для партнерів. Усі процеси залишилися в межах однієї системи, у знайомому інтерфейсі. Це дало одразу кілька переваг:

• економію ресурсів;
• єдиний стандарт даних;
• повну картину всіх взаємодій компанії в одному місці.

Контроль якості роботи з заявками без мікроменеджменту

Коли команда зростає, ручний контроль перестає працювати. Власник або керівник уже не може фізично перевіряти кожен лід, відповідь і етап угоди. У цей момент CRM має перетворитися на асистента, який допомагає команді не пропускати важливе.

У iPlan це вирішили через простий, але ефективний сценарій контролю якості: якщо заявка залишається без змін понад 24 години, система автоматично надсилає нагадування в корпоративний чат. Без тиску й ручних перевірок — просто сигнал, що заявка потребує дії.

Такий підхід дає відчутний ефект:

• менеджери не забувають про заявки навіть у пікові періоди;
• клієнти отримують швидку й послідовну комунікацію.
• сервіс залишається на високому рівні, навіть тоді, коли потік заявок зростає і команда розширюється.

Як обрати CRM, щоб уникнути болючих міграцій у майбутньому

Кейс iPlan доводить: важлива не кількість функцій у CRM, а те, наскільки зручно з нею працювати сьогодні і масштабуватися завтра. Нижче — прості критерії вибору.

1. Чи легко стартувати без складних налаштувань

Якщо система складна з першого дня й заважає працювати, з ростом бізнесу вона стане ще більшим тягарем.

2. Чи можна гнучко змінювати структуру

Процеси змінюються, тому CRM має швидко адаптувати свою структуру під нові завдання без технічних обмежень.

3. Чи підтримує CRM підключення різних каналів комунікації

Система повинна об’єднувати всі канали спілкування з клієнтами в одному місці й легко доповнюватися новими.

4. Чи можна автоматизувати поступово

Хороша CRM дає змогу передавати рутину системі тоді, коли навантаження реально зростає.

5. Чи підходить система для інших відділів компанії

З ростом бізнесу CRM має працювати і для HR, партнерів та інших напрямів, і не змушувати купувати додаткові інструменти.

CRM — це інвестиція в майбутнє бізнесу. У системі зберігається все, що формує його цінність: база клієнтів, історія комунікацій тощо. Чим довше бізнес працює з CRM, тим більш значущим активом вона стає.

Досвід iPlan показує, що правильно обрана система допомагає зростати без стресу. Бізнес не витрачає час на зміну інструментів, дані й не перебудовує процеси з нуля — CRM просто підлаштовується під нові задачі.

Якщо вам потрібна система, яка працює сьогодні й не заважає масштабуватися завтра, — спробуйте NetHunt CRM.