Как перейти на электронную трудовую книжку-2025: пошаговая инструкция

Бумажные трудовые книжки в Украине постепенно будут менять на электронные — более удобные, защищенные и интегрированные в цифровую систему социального страхования. Как отметила в разговоре с Фокусом адвокат Ольга Брус, переход от бумажных трудовых книжек к электронным аналогам продлится до 2026 года. После этого данные будут вноситься в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования и как результат будет сформирован конечный вариант электронной трудовой книжки.

Важная реформа: зачем менять трудовую книжку

По словам адвоката АО "EvrikaLaw" Ольги Брус, реформа начата законом Украины от 05.02.2021 № 1217-ІХ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме". Согласно ему, с 10 июня 2021 года в Украине официально начали действовать электронные трудовые книжки.

"Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Ее создали, чтобы хранить все данные о стаже и местах работы человека, но онлайн, без бумаг, очередей и риска потерять документ или случайно его испортить", — уточнила адвокат.

Когда бумажные трудовые книжки будут недействительны

Как отмечает Ольга Брус, процесс оцифровки данных продолжается поэтапно. До 2026 года будет продолжаться переход от бумажных трудовых книжек к электронным.

После завершения этого этапа все данные о трудовой деятельности граждан будут сосредоточены в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Именно на основе этого реестра будет формироваться окончательный вид электронной трудовой книжки.

Как перейти на электронную трудовую книжку

Переход не требует посещения государственных учреждений. Все можно сделать онлайн через портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

"Обратите внимание, что для осуществления перехода нужно подать через свой персональный кабинет", — отметила юрист.

Подать данные, по словам эксперта, может как сам работник, так и работодатель.

Поэтому, вы подаете цветную скан-копию бумажной трудовой книжки в хронологическом порядке, или другие документы, подтверждающие страховой стаж (справки, приказы, лицевые счета, выписки и т.д.).

После проверки поданных документов информация вносится в электронный реестр, а бумажная трудовая книжка теряет юридическую силу.

"После окончания вышеприведенной процедуры бумажная версия трудовой книжки будет ненужной, однако по собственному желанию работник может хранить ее для себя или вести параллельно с электронной версией", — добавляет юрист.

Преимущества электронного формата

По словам адвоката Ольги Брус, электронная трудовая книжка открывает ряд новых возможностей:

• проверка страхового стажа онлайн — без необходимости обращения в Пенсионный фонд;
• автоматический выход на пенсию в будущем — система самостоятельно будет определять право лица на пенсионное обеспечение;
• защищенность данных — информация хранится в государственном реестре, а не на бумажных носителях, которые могут быть потеряны или повреждены.

Какие данные содержит электронная трудовая книжка

В электронную трудовую книжку могут вноситься следующие документы:

• отсканированная копия бумажной трудовой книжки;
• документы об образовании;
• свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
• военный билет;
• документы, подтверждающие трудовой стаж в случае утери книжки.

Как проверить свою электронную трудовую книжку

Проверить, оцифрованы ли уже ваши данные, можно через личный кабинет на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Если в кабинете не отображается стаж до 2004 года, пользователь имеет право самостоятельно загрузить сканкопии соответствующих документов, и они будут добавлены в электронный реестр после проверки.

Что изменится с 2025 года

2025 год стал решающий этап реформы трудовых книжек. Согласно закону, после завершения переходного периода единственной официальной формой трудовой книжки станет электронная. Однако важно знать, что электронный формат не влияет на трудовой стаж — все данные остаются в силе. А в случае выявления расхождений между бумажными и электронными данными следует обратиться в ПФУ с заявлением для внесения уточнений.

Итак, как подчеркивает адвокат Ольга Брус, главное в переходе на электронный аналог своей трудовой книжки — вовремя проверить свои данные в системе Пенсионного фонда, чтобы избежать недоразумений при начислении пенсии или изменении места работы.