Як перейти на електронну трудову книжку-2025: покрокова інструкція

Паперові трудові книжки в Україні поступово змінюватимуть на електронні — більш зручні, захищені та інтегровані у цифрову систему соціального страхування. Як наголосила у розмові з Фокусом адвокатка Ольга Брус, перехід від паперових трудових книжок до електронних аналогів триватиме до 2026 року. Після цього дані вноситимусь до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та як результат буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки.

Важлива реформа: навіщо змінювати трудову книжку

За словами адвокатки АО "EvrikaLaw" Ольги Брус, реформа започаткована законом України від 05.02.2021 № 1217-ІХ "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі". Згідно з ним, з 10 червня 2021 року офіційнов Україні офіційно почали діяти електронні трудові книжки.

"Електронна трудова книжка ‒ це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її створили, щоб зберігати всі дані про стаж і місця роботи людини, але онлайн, без паперів, черг і ризику втратити документ чи випадково його зіпсувати", — уточнила адвокатка.

Коли паперові трудові книжки будуть недійсні

Як зазначає Ольга Брус, процес оцифрування даних триває поетапно. До 2026 року триватиме перехід від паперових трудових книжок до електронних.

Після завершення цього етапу всі дані про трудову діяльність громадян будуть зосереджені в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Саме на основі цього реєстру формуватиметься остаточний вигляд електронної трудової книжки.

Як перейти на електронну трудову книжку

Перехід не потребує відвідування державних установ. Все можна зробити онлайн через портал Пенсійного фонду України (ПФУ).

"Зверніть увагу, що задля здійснення переходу потрібно подати через свій персональний кабінет", — наголосила юристка.

Подати дані, за словами експертки, може як сам працівник, так і роботодавець.

Тож, ви подаєте кольорову скан-копію паперової трудової книжки у хронологічному порядку, або інші документи, що підтверджують страховий стаж (довідки, накази, особові рахунки, виписки тощо).

Після перевірки поданих документів інформація вноситься до електронного реєстру, а паперова трудова книжка втрачає юридичну силу.

"Після закінчення вищенаведеної процедури паперова версія трудової книжки буде непотрібною, однак за власним бажанням працівник може зберігати її для себе або вести паралельно з електронною версією", — додає юристка.

Переваги електронного формату

За словами адвокатки Ольги Брус, електронна трудова книжка відкриває низку нових можливостей:

• перевірка страхового стажу онлайн — без потреби звернення до Пенсійного фонду;
• автоматичний вихід на пенсію у майбутньому — система самостійно визначатиме право особи на пенсійне забезпечення;
• захищеність даних — інформація зберігається у державному реєстрі, а не на паперових носіях, які можуть бути втрачені або пошкоджені.

Які дані містить електронна трудова книжка

До електронної трудової книжки можуть вноситися такі документи:

• відсканована копія паперової трудової книжки;
• документи про освіту;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий квиток;
• документи, що підтверджують трудовий стаж у разі втрати книжки.

Як перевірити свою електронну трудову книжку

Перевірити, чи вже оцифровано ваші дані, можна через особистий кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Якщо у кабінеті не відображається стаж до 2004 року, користувач має право самостійно завантажити сканкопії відповідних документів, і вони будуть додані до електронного реєстру після перевірки.

Що зміниться від 2025 року

2025 рік став вирішальний етап реформи трудових книжок. Згідно з законом, після завершення перехідного періоду єдиною офіційною формою трудової книжки стане електронна. Проте важливо знати, що електронний формат не впливає на трудовий стаж — усі дані залишаються чинними. А у разі виявлення розбіжностей між паперовими й електронними даними слід звернутися до ПФУ із заявою для внесення уточнень.

Отже, як підкреслює адвокатка Ольга Брус, головне у переході на електронний аналог своєї трудової книжки — вчасно перевірити свої дані у системі Пенсійного фонду, щоб уникнути непорозумінь при нарахуванні пенсії чи зміні місця роботи.