Трудова цифра. З чим ризикують зіткнутися люди, які відмовляться від паперових трудових книжок

У лютому український парламент ухвалив закон №3623 про перехід із паперових на електронні трудові книжки. 10 березня його опублікували, через три місяці, у червні, закон набере чинності.

За новою нормою, дані з паперових трудових необхідно внести в онлайн-реєстр Держстраху, який формує і веде Пенсійний фонд. На це відводять п'ять років, протягом перехідного періоду можна користуватися і паперовими книжками, й електронними записами. При цьому роботодавці повинні видати книжки на руки співробітникам підприємства і на вимогу працівника заповнювати їх паралельно з електронними. Зміняться і правила виходу на пенсію — з введенням електронних трудових Пенсійний фонд автоматично її призначатиме, коли у людини настане пенсійний вік. Але працівникові зберігають право вибору: щоб розмір виплат був вищим, він зможе відтермінувати вихід на пенсію або надати додаткові дані про стаж, що не врахований в реєстрі.

"Переваг у закону №3623 більше, ніж недоліків. Він спростить адміністрування в сфері праці, полегшить життя кадровикам, в яких буде менше паперової роботи. Ідея електронного обліку стажу поширена в світі, в Україні вона теж не нова", — говорить Георгій Сандул, юрист громадської організації "Трудові ініціативи". Він зазначає, що ще з 2004 року страховий стаж фіксують за сплаченим компаніями єдиного соціального внеску (ЄСВ) за кожного працівника. Реєстр у Пенсійному фонді успішно працює, тому трудові книжки, по суті, — рудимент радянської системи. У той же час у новому законі, за словами Георгія Сандули, є технічні неточності, через які електронні дані про стаж можуть бути некоректними. Фокус розбирався, з чим ризикують зіткнутися люди, які відмовляться від паперових трудових.

Людський фактор

Восени 2019 року ідею перейти на електронні трудові запропонував Дмитро Дубілет, який був на той час міністром Кабінету міністрів і відповідав за цифрові рішення в держуправлінні. Декілька місяців потому Пенсійний фонд вимагав, щоб українські кадровики надіслали йому відскановані трудові книжки. Цим зайнялася й Олена Коваленко, HR-фахівчиня однієї з приватних київських фірм. Під час весняного локдауну вона приїжджала в офіс, старанно оцифровувати книжки своїх співробітників і надсилала цифрові копії. Однак до літа Пенсійний фонд попросив більше не надсилати скани, оскільки співробітники не встигали обробляти гігантський масив інформації.

Олена вважає, що ця вимога мала багато помилок через людський фактор. Дані зі сканів потрібно було вручну вносити до реєстру та звіряти з уже наявною інформацією. На думку Коваленко, якщо Пенсійний фонд зараз не впорався з цим завданням, то після закінчення п'яти перехідних років він і зовсім захлинеться під напливом мільйонів сканів з усіх організацій країни. У такій ситуації помилки неминучі, але цього законодавці не врахували. "Новий закон не містить норми, за якою можна було б виправити дані, якщо вони неправильно внесені до реєстру", — підкреслює Георгій Сандул. Він упевнений, що вже зараз потрібно вносити до закону правки щодо цього, а також розробляти підзаконні нормативні документи про порядок ведення реєстру, яких наразі немає. Олена Коваленко вважає, що набагато ефективніше було б замість сканів використовувати дані, які підприємства подають до Податкової служби та фонду Соцстраху в електронному вигляді через систему MEDoc, коли зараховують нового працівника.

Паперова страховка

"Я сприйняла введення електронних трудових із жахом, не вірю, що державні реєстри надійно захищені", — говорить Олена Коваленко. Онлайн-ресурси різних держвідомств регулярно страждають від кібератак. Зокрема, Пенсійний фонд останнім часом крупно постраждав двічі — у грудні 2016 року, а також влітку 2017-го. За безпеку електронних держресурсів відповідає Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації України. Її глава Юрій Щиголь зазначає, що найбільший інтерес для хакерів представляють персональні дані українців. В інтерв'ю виданню LB Щиголь говорив, що служба займається модернізацією кіберзахисту, а також почала створювати центр резервування даних, проте за планом він запуститься лише 1 листопада 2021 року.

Про те, як збої в електронній системі Пенсійного фонду можуть вплинути на рядового пенсіонера, Фокусу розповіла киянка Валентина Єрмоленко. Кілька років тому їй призначили 1,6 тис. грн пенсії, хоча жінка розраховувала на більшу суму, оскільки має 49 років стажу. Звернувшись до фонду, пенсіонерка з'ясувала, що їй зарахували лише 27 років стажу, а інші роки не врахували. Завдяки паперовій трудовій книжці Валентина змогла довести, що працювала довше, і домогтися перерахунку пенсії. Тому паперову трудову краще зберегти, щоб в разі суперечки з Пенсійним фондом можна було довести свою правоту.

Ще одне питання, яке виникає в експертів, — як бути людям, в яких немає доступу до інтернету? Щоб отримати доступ до цифрових реєстрів, людині або організації необхідно створити цифровий підпис і за його допомогою заходити до свого облікового запису на сайті Пенсійного фонду. На думку Георгія Сандула, такі підписи є далеко не у всіх жителів навіть великих міст, до того ж у провінції співробітники фонду можуть мати проблеми з доступом до Мережі.

Працівник і система

Некоректний облік стажу — проблема, знайома українським кадровикам та юристам. Георгій Сандул розповідає про випадки, коли людина старанно працювала на підприємстві і не звертала уваги на записи в реєстрі, у той час як його роботодавець не платив ЄСВ і, відповідно, Пенсійний фонд звертав уваги на стаж. У практиці Коваленко були випадки, коли працівнику не враховували стаж, якщо його спеціальність, записана в трудовій книжці, не співпадала з переліком у Державному класифікаторі професій. Бувало, що людині відмовлялися враховувати стаж, оскільки на печатці підприємства не значився ідентифікаційний код.

Також є проблема і з паперовими трудовими книжками, в яких той чи інший запис може бути неповним, у той час як організація давно не існує і звертатися за уточненнями нікуди. У таких випадках Сандул рекомендує запитувати архівну довідку на підтвердження стажу роботи на Держархіві міста або області, куди в ідеалі всі підприємства повинні здавати бухгалтерські документи. Також стаж можна підтвердити за допомогою банківських виписок підприємства з виплатами ЄСВ. Якщо ж підприємство податки не платить, з'являється привід для звернення до суду. Утім, до позовів справа зазвичай не доходить: суд — справа довга і, як правило, коштує дорожче, ніж втрачений стаж.