Як український інженер вже понад 10 років трансформує бізнеси у США та Європі через автоматизацію: інтерв'ю з Віталієм Якименко, засновником Galaxy IT

Передумови та досвід: як 10+ років у бізнес-системах формують розуміння автоматизації

— Віталію, Ви понад 10 років працюєте з бізнесами у США та Європі. Які головні відмінності Ви бачите між міжнародними проектами та вітчизняними, особливо в контексті автоматизації?

Робота з міжнародними клієнтами побудована на партнерстві, а не на принципі "зробіть мені і зникніть". Міжнародні компанії цінують аналітику, прозорі процеси та реальне розуміння того, що автоматизація — це не просто розробити систему та забути про неї, а постійна еволюція разом із бізнесом. Вони готові інвестувати час у діалог, надавати детальну інформацію про свої процеси та прислухатися до рекомендацій.

— З якими очікуваннями зазвичай приходять клієнти, і наскільки вони відрізняються від реальності після впровадження автоматизації?

Найчастіша помилка після автоматизації — це не використання їх, досить часто є так що автоматизацію зробили, і далі її майже ніхто не використовує, або використовують на 15%. І як результат те, що зробили програмісти, можливо не підходить на всі 100% для клієнта, але в силу відсутності використання системи її ніхто не покращує та не модифікує.

Досить часто на папері все виглядає чудово і правильно, а запустивши в реальність, необхідно внести деякі зміни. Як приклад — проект інтернет-магазину нижньої білизни, де спочатку описали оборотні відомості, але після роботи з ними виявилось, що не вистачає додаткових даних, щоб було зручно ці оборотні відомості опрацьовувати.

Бізнес-проблеми, які найчастіше вирішує автоматизація

— Які бізнес-проблеми найчастіше потребують вирішення компанією перед автоматизацією? Що варто оптимізувати в першу чергу?

Якщо бізнес клієнта офлайн працює краще ніж онлайн, це 100% шлях до автоматизації та покращень. Не може бути так, що локальне місцезнаходження приносить більше користі та коштів, ніж онлайн послуги по всій країні, оскільки % населення дуже різний. Навіть якщо ми говоримо про локальний бізнес, завжди є що покращити та автоматизувати, щоб клієнти отримували сервіс хоча б на 10%, але вже кращий, і своєчасний, що немало важливо.

— Можете навести конкретний приклад такої трансформації?

У проекті MyWay Auto Transport всі заявки почали збиратися ботом у месенджер, де знаходяться менеджери. Як результат, запити клієнтів почали опрацьовуватись на 70% швидше, тому що відразу всі менеджери бачать заявку миттєво — на ПК, телефоні, будь-де. І перший з менеджерів, хто бере клієнта в роботу за ним закріплюється. Це не тільки дух змагань, а й можливість у будь-який час опрацювати звернення, не лише за робочим ПК. А для клієнтів це швидкість першого контакту, оскільки потенційний клієнт знаходиться тут на сайті і заповнює форму, потрібно прикласти максимум зусиль щоб він не пішов далі по конкурентах заповнювати заявки, а це можна досягти лише миттєвим контактом.

— Що важливіше автоматизувати спочатку: процеси чи команди?

Процеси та команди невіддільні. Але якщо говорити про пріоритети, то спочатку потрібно оптимізувати ті процеси, які забирають найбільше часу у співробітників на рутинну, механічну роботу.

Реальні кейси та метрики успіху: коли окупність автоматизація відбувалась за тижні

— Який кейс або ситуація найбільше показала вашій практиці, коли оптимізація реально змінила бізнес-клієнта?

Я вважаю, що найважливіша метрика — це, по-перше, швидкість доставки інформації клієнту та його опрацювання, а по-друге, кількість розвантажених годин працівникам. Чим більше годин ми вивільнимо для працівників, тим більше користі вони зможуть принести, оскільки багато часу забирають саме рутинні завдання. Наша ціль — скоротити не інтелектуальну та машинальну роботу до мінімуму.

— Можете навести конкретні цифри з ваших проектів?

Навіть з проектом Білизна-шоп автоматизація з операторами поштових перевезень скоротила близько 8 годин на тиждень для створення ТТН та наповнення їх. Зараз все працює автоматично: створивши замовлення, на пошті створюється ТТН із заповненими даними покупця, і працівнику потрібно лише натиснути кнопку "Друк", щоб отримати згенеровану ТТН, і наклеїти на пакунок відправлення.

Інший приклад — процес контролю, який раніше займав 2-3 години, скоротився до 5-10 хвилин. Це приклад газовозів, автомобілі бензовози, обладнані системами контролю кількості пального, при кожній зміні кількості йде фіксація по координатах, відповідно в кінці маршруту маємо роздруківку з локаціями де були зміни та на які кількість літрів. Що виключило % шахрайства водіями, оскільки система відразу показувала зміни навіть в 20 літрів. Комплекс цих дій, зменшили кількість помилок та збільшили продуктивність на 70-90%. Це все реальні показники, які ми досягали для наших клієнтів.

— А є приклади, коли автоматизація вплинула не лише на внутрішні процеси, а й на зовнішні показники бізнесу?

Так, проект МаминаФерма — чудовий приклад. Клієнту потрібен був інтернет-магазин. Але, провівши аудит ніші та конкурентів вже в ході розробки, я запропонував додаткове рішення, яке потребувало і коштів і часу — це створити каталог рецептів, до складу яких буде входити продукція, що продається в даному магазині.

Це рішення не тільки збільшило продажі, а й збільшило відвідуваність сайту. Для порівняння: старий сайт збирав від 5 до 6 тис. переходів з пошукової системи Google на місяць, після розробки нового сайту цей показник складає 35-40 тис. — майже в 7 разів більше. Тому завжди прислухайтеся до розумних порад.

Технічні рішення: від CRM до розробки на замовлення

— Як технічно Ви вирішуєте завдання бізнесу: CRM, ERP, чи саме Ваша індивідуальна розробка допомагає бізнесам, з якими Ви працюєте?

Кожен бізнес унікальний, і рішення завжди залежить від конкретних потреб. Іноді готові CRM/ERP-системи цілком підходять і їх достатньо адаптувати під клієнта. Але часто доводиться розробляти індивідуальні рішення, які точно відповідають специфіці бізнес-процесів.

— Який для Вас ідеальний клієнт?

Для мене ідеальний клієнт — це той, який знає, що йому потрібно в результаті, при тому що прислухається до команди та дає повну та розгорнуту відповідь на будь-які питання. Оскільки кожен бізнес унікальний, і часто доводиться поглиблюватися в бізнес-процеси саме клієнтського бізнесу. Незнаючи якихось дрібних деталей, можуть бути упущення в необхідних функціональних рішеннях.

Також одним з надважливих елементів співпраці — коли клієнт не шкодує додаткових ресурсів. Іноді в процесі розробки з'являються ідеї, які потребують додаткового часу та інвестицій, але можуть кардинально змінити результат.

Партнерство та безпека: чому клієнти повинні володіти кодом

— Що змінилося у підході міжнародних компаній до безпеки та масштабування за останні 3-5 років?

За останній час мною спостерігається тенденція, де клієнти все частіше хочуть бачити код на власних репозиторіях. Знаю подію, яка слугувала одному з наших клієнтів, який працював перед цим з командою з Пакистану. Клієнт не мав доступу до git-репозиторію, лише мав доступ до сервера. При припиненні співпраці з пакистанською командою вони мало того що не віддали вихідний код, так вони ще й видалили всі файли з сервера.

Клієнт звернувся до нас за допомогою, ми відновили всі файли та перенесли все на git клієнта. Взагалі правильний підхід — це коли клієнт має всі доступи та файли, оскільки ІТ-сфера — це надання послуг, і вся інтелектуальна власність, створена в процесі, прямо належить замовнику, який оплатив послуги розробки.

Тому мені незрозумілі вчинки деяких агентств, які не віддають клієнтам оригінальні файли, і тим більше їх видаляють. Мені подобається ця тенденція переходу, оскільки це дає більшу безпеку клієнту. Чесним розробникам немає чому хвилюватись, а безвідповідальним це закриє можливість створювати перешкоди замовнику у випадку закінчення співпраці.

Філософія розвитку та технології майбутнього

— Які технології та підходи, на вашу думку, визначатимуть розвиток бізнес-систем у найближчі роки?

AI-аналітика, персоналізовані системи на основі поведінки користувачів, швидкість реакції систем — все це вже не майбутнє, а сьогодення. Бізнеси, які не інвестують у автоматизацію зараз, ризикують залишитися позаду конкурентів.

— Остання порада для тих, хто тільки думає про автоматизацію свого бізнесу?

Фраза, яка мені подобається і яку я говорю навіть своїм дітям: "Ти відповідальний за своє майбутнє" та "Все, що ти робиш зараз, визначає, що ти будеш мати потім". Ці фрази чудово підходять мені і як керівнику своєї команди, тому що на моїх очах із трейні люди виростали до впевнених старших розробників. І тут же на моїх очах люди 5 років щось робили, але так і залишились на тому ж рівні.

Насправді дуже сумно, коли люди просто втрачають свій час на комп'ютерні ігри, на перегляди безрезультатних стрімів, на смішні відео з ютубу і т.п. Оскільки людський час та людське здоров'я — це єдина вимірювальна одиниця, яка не поворотна, і тому завжди потрібно вкладати в себе.

Завжди інвестуйте в себе, тому що колись вам доведеться все тримати в своїх руках, коли батьки не зможуть допомагати, коли відповідальність за добробут сім'ї буде лежати на вас, коли діти та дружина чекатимуть дій від вас.

Взагалі для мене єдиний конкурент у моєму житті — це я вчорашній, оскільки ніякі навколишні обставини не впливають на людину сильніше, ніж її власні вчинки, погляди та дії.

Детальніше про досвід Віталія та його проекти можна дізнатись на його сторінці Linkedin.