Как подготовить трудовую книжку к оцифровке: в ПФУ объяснили, как избежать ошибок
Пенсионный фонд призвал украинцев не спешить с оцифровкой трудовой книжки, а сначала подготовить ее должным образом. Перечень документов и пошаговую инструкцию для подачи данных онлайн, через портал ПФУ, добавляем.
Оцифровка трудовой книжки 2026 года — процесс, касающийся многих украинцев. В ПФУ призвали не спешить, несмотря на дедлайн до 10 июня. А перед оцифровкой лучше проверить все записи в трудовой. Специалисты объяснили, как правильно подготовить документы и подать их онлайн.
Только после тщательной проверки записей в своей трудовой можно сканировать и загружать ее на веб-портал Пенсионного фонда Украины.
Там отмечают, что предварительный аудит документов поможет избежать ошибок, которые обычно влияют на подтверждение стажа и начисление пенсии в будущем.
Что нужно проверить в трудовой книжке
Прежде всего владельцам трудовых книжек следует обратить внимание на титульную страницу документа:
- фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью, без сокращений;
- в случае изменения фамилии предыдущая запись должна быть аккуратно зачеркнута, а новая — внесена с указанием основания;
- должны быть указаны дата рождения, подпись владельца и ответственного лица;
- обязательно наличие печати предприятия или кадровой службы.
Также следует проверить все записи в разделе о трудовой деятельности:
- даты принятия на работу и увольнения;
- полные названия предприятий и должностей;
- номера и даты соответствующих приказов;
- правильность формулировок согласно законодательству;
- наличие печатей в записях об увольнении.
Если предприятие меняло название, это должно быть отдельно зафиксировано с указанием соответствующего документа.
Какие документы можно подать для оцифровки
Кроме трудовой книжки, в электронную систему можно загрузить:
- документы об образовании;
- военный билет;
- свидетельство о рождении ребенка (для подтверждения стажа ухода);
- трудовые договоры;
- справки о стаже в случае отсутствия трудовой книжки.
Как подать документы онлайн — инструкция ПФУ
Чтобы оцифровать трудовую книжку самостоятельно, нужно сделать 4 важных шага:
- Авторизоваться на портале ПФУ с помощью электронной подписи.
- Выбрать раздел "Сведения о трудовых отношениях".
- Заполнить необходимые данные и согласиться на обработку персональной информации.
- Загрузить скан-копии документов и подписать заявление.
Заметьте, что представленные файлы должны быть четкими, в форматах JPG или PDF, размером до 1 МБ. Рекомендуемое качество сканирования — 300 dpi.
Где просмотреть электронную трудовую книжку
После обработки данных пользователь может проверить свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале ПФУ или в мобильном приложении фонда.
Украина постепенно переходит на электронный учет трудовой деятельности. На это отведено пять лет — до июня 2026 года, поэтому в ПФУ советуют не откладывать оцифровку документов.
Когда дедлайн на оцифровку трудовых книжек
Заметим, что срок для оцифровки трудовой книжки истекает.10 июня 2026 года. все должно быть внесено в базу ПФУ. Как Фокус писал ранее, если же требование будет проигнорировано, существует реальная угроза потери приобретенного страхового стажа, что повлияет на право и размер будущих пенсионных выплат. Ведь электронная версия трудовой книжки не только сохраняет данные даже в случае потери или повреждения бумажной книжки, но и подтверждает стаж, приобретенный до 2004 года.
Ранее в ПФУ также предоставили объяснения, как подтвердить стаж, если трудовая книжка осталась на оккупированной территории Украины. Как пояснили специалисты, стаж исчисляется по данным системы персонифицированного учета с 1 января 2004 года. До 2004 года — по записям в трудовой книжке.