Без фанатизма. Как работать меньше и быть полезнее

Вы просыпаетесь с петухами, первыми приезжаете в офис и начинаете работать. В полдень решаете пропустить обед, наскоро перекусив за клавиатурой, лишь бы не открываться от дел. Будний день подходит к концу, коллеги один за другим покидают офис. Вы же засиживаетесь допоздна, тщетно пытаясь завершить все задачи и проекты.

Несколько месяцев вы находитесь в приподнятом настроении от того, сколько, как вам кажется, успеваете. Но проходит время, и вы осознаете, что далеко не так продуктивны, как хотелось бы. Вы стараетесь работать еще интенсивнее — приходить еще раньше, засиживаться подольше, брать побольше заданий. Если читая это, вы узнаете себя, значит, пришло время что-то менять.

"Неужели вы действительно поверили в то, что для достижения цели нужно вкалывать до седьмого пота?" — подтрунивает над своими читателями Крейг Джей Тодд, британский корреспондент онлайн-платформы Lifehack.

Как связаны между собой продуктивность и минимализм? Тодд уверен: чему бы ни учили вас в школе или университете, минимализм и продуктивность — взаимосвязанные понятия. Минимализм в работе — это выполнение задачи настолько простым способом, насколько это только возможно. Скорее всего, вам следует научиться быстрее отвечать на имейлы или расставлять приоритеты, в первую очередь выполняя самые важные задачи.

Представьте, что вы оптимизировали способ составления отчетов. Как результат, на выполнение задачи уходит в два раза меньше времени, чем раньше. Все, что для этого нужно было, — творческий подход и немного времени на "перезагрузку".

"Если рабочее время постоянно утекает сквозь пальцы, сделайте шаг назад и начните искать способы облегчить работу", — советует Тодд. Если продумать и максимально упростить каждое свое действие, можно добиться значительной экономии времени (особенно заметными перемены станут спустя несколько недель или месяцев).

В подборке Lifehack — пошаговое руководство для тех, кто всерьез намерен наладить свою продуктивность.

Составляйте список задач на каждый день. Начните рабочее утро с перечня дел — на бумаге или в приложении. Составление списка всего, что вы хотели бы успеть за день, займет всего несколько минут. "Это поможет вам кристаллизовать мысли и грамотно спланировать свой день", — поясняет Тодд.

Определите главные задачи. Как только допишете список дел, присмотритесь к нему внимательнее. Заметили в нем две или три задачи, которые нужно выполнить именно сегодня? Они, как правило, сразу же бросаются в глаза. Корреспондент онлайн-платформы Lifehack советует помечать их как "ЗОВ" ("задачи очень важные"). И, конечно, браться за их выполнение.

Вычеркните лишнее. Просмотрите свой список дел еще раз. Есть ли среди указанных вами заданий что-то, без чего можно обойтись? Например, вы могли назначить несколько деловых встреч. Все ли они необходимы? "Минималистический подход обязательно поможет вам найти то, что из списка можно выбросить", — уверен Тодд.

Научитесь фокусироваться. Вряд ли вы сумеете полностью обезопасить себя от отвлекающих факторов, таких, к примеру, как громкие разговоры в офисе с открытой планировкой. Однако есть кое-что, что вам под силу. "Учитесь фокусироваться", — советует Тодд. Сосредоточив все свое внимание на выполнении задачи, вы не оставите отвлекающим факторам шанса похитить ваше время.

Превратите задачи в повседневные привычки. Не стоит недооценивать силу привычек. Превратив самые сложные задачи в привычную рутину, вы способны справиться с ними, не перегружаясь.

"Представим, что вы работаете в ресторане, и в ваши обязанности входит уборка территории вокруг здания раз в неделю", — приводит пример Тодд. Подобное задание может занять час вашего времени. Однако вы можете избавить себя от этого, ежедневно тратя на наведение порядка по 10 минут. По мнению Тодда, это гораздо приятнее, чем целый час выполнять однообразную задачу. Со временем ежедневная уборка превратится в привычку, и вам даже не придется уговаривать себя взяться за нее.

Сжимайте время. Для того чтобы растянуть или сжать время, современному сотруднику не нужны специальные гаджеты. Все зависит от нас самих.

Корреспондент Lifehack предлагает представить, что все мы получили от него по три часа на составление некой презентации. "Большинство справится с заданием ближе к концу трехчасового периода", — поясняет он. Если тем же людям выделить на выполнение той же задачи всего полтора часа, они… справятся. Вот почему Тодд призывает сжимать время.

Тем, кто хочет сэкономить драгоценный ресурс, достаточно урезать себе время на выполнение той или иной задачи.

Помните о принципе Парето. Возможно, вы не знакомы с термином "принцип Парето", зато точно слышали о правиле "80/20". Это два названия одного закона, который гласит: 20% наших усилий дают 80% наших результатов.

"Хитрость в том, чтобы определить, какие 20% отвечают за большую часть наших достижений", — поясняет Тодд. Выявите эти задачи, сосредоточьтесь на их выполнении, и ваша производительность начнет стремительно расти.

Регулярно делайте перерывы. "Когда у вас впереди много задач и проектов, пропуск обеденного перерыва кажется заманчивой идеей", — сокрушается Тодд. Ученые бы с вами не согласились. Многочисленные исследования показали, что сотрудники, которые регулярно организовывают себе перерывы, более продуктивны, чем те, кто обходится без них.

• Читайте также: Говорит робот. 10 рецептов эффективного использования времени

Наука полностью оправдывает регулярные перерывы. Они помогают не переутомляться, помнить информацию и адекватно оценивать поставленные цели. Поэтому не позволяйте коллегам убеждать вас пропускать обед. Включите в свой график регулярные перерывы — и наслаждайтесь ростом собственной продуктивности.

По материалам: Lifehack
Перевод Анны Синящик