Оцифрування трудових книжок: що потрібно встигнути до 10 червня та як подати дані онлайн

Як повідомляє видання "Радіо Свобода", процес відмови від паперових трудових книжок розпочався ще у 2021 році після ухвалення відповідних законодавчих змін. Відтоді роботодавці та працівники поступово передавали до Пенсійного фонду відомості про трудову діяльність, аби сформувати електронні трудові книжки.

Загалом, завершення п’ятирічного перехідного періоду заплановане на 10 червня цього року, і саме до цієї дати українці мали надати скановані копії документів, які підтверджують трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Річ у тім, що після цієї дати облік стажу ведеться вже через систему персоніфікованого страхування, а дані автоматично накопичуються в електронних реєстрах Пенсійного фонду.

Втім, для багатьох громадян процес оцифрування вже давно завершився без їхньої безпосередньої участі. Один із героїв матеріалу, який до початку повномасштабної війни працював у Маріуполі, розповів, що спеціально зберіг та вивіз свою трудову книжку з окупованої території. Однак після перевірки даних у сервісах Пенсійного фонду виявилося, що вся інформація про його трудову діяльність уже міститься в електронній системі.

Як зазначає видання, переконатися, чи перенесені дані до цифрового реєстру, можна через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду або у мобільному застосунку установи. Зокрема, для входу доступні кілька способів ідентифікації — електронний підпис, BankID, MobileID, а також "Дія.Підпис".

Вже після авторизації користувач може переглянути розділ електронної трудової книжки, де відображаються записи про працевлаштування, результати оцифрування документів та завантажені копії паперових трудових книжок.

Оцифрування трудової книжуи до 10 червня — чи можна це зробити самостійно

Якщо потрібної інформації в системі немає, її можна додати самостійно, але для цього необхідно відсканувати всі заповнені сторінки трудової книжки. Крім того, важливо, щоб сканкопії були кольоровими, містили всі записи, підписи, печатки та реквізити документа. Пенсійний фонд приймає файли у форматах PDF або JPG, при цьому розмір кожного документа не повинен перевищувати один мегабайт.

Крім трудової книжки, до системи можна завантажити й інші документи, які впливають на страховий стаж, зокрема:

• дипломи про денну форму навчання,
• військові квитки,
• свідоцтва про народження дітей або документи, що підтверджують зміну прізвища.

А от подання документів здійснюється через портал Пенсійного фонду — для цього необхідно:

• перейти до розділу взаємодії з установою,
• відкрити сервіс внесення відомостей про трудові відносини,
• перевірити особисті дані та прикріпити підготовлені файли.

Зрештою, після цього пакет документів підписується електронним підписом і надсилається на перевірку.

Разом із тим процедура не завжди проходить швидко, і деякі користувачі скаржаться на тривале опрацювання документів. Один із співрозмовників "Радіо Свобода" розповів, що ще навесні подав через портал відомості про навчання у закладі вищої освіти, однак його звернення протягом кількох місяців так і залишалося на розгляді.

У Пенсійному фонді це пояснюють тим, що документи, які вже були надіслані на оцифрування, повторно подавати не потрібно. Так, повторне завантаження може знадобитися лише у випадках, коли під час перевірки виявлено помилки або недостатню якість сканкопій. Інформацію про такі зауваження користувачі можуть знайти у розділі своїх звернень на порталі.

Не встигли оцифрувати трудову книжку до дедайну — що робити

Водночас завершення перехідного періоду не означає, що процес цифровізації буде припинено, тому після 10 червня продовжать приймати документи від громадян та вносити відсутні відомості до електронних трудових книжок. Ба більше, під час оформлення пенсії стаж, набутий до 2004 року, як і раніше, підтверджуватиметься паперовими документами.

Також у відомстві підкреслили, що українцям не загрожують штрафи чи інша відповідальність за те, що вони не встигли оцифрувати трудову книжку до завершення визначеного законом терміну. Для тих, хто не має можливості скористатися електронними сервісами або самостійно підготувати документи, працюють сервісні центри Пенсійного фонду, де можна отримати необхідну допомогу.

За інформацією Пенсійного фонду, станом на 20 травня 2026 року до системи вже надійшло понад 11,3 мільйона сканованих трудових книжок. Більше половини з них були подані роботодавцями, тоді як майже п’ять мільйонів документів українці завантажили самостійно. Загалом, щомісяця фахівці фонду опрацьовують понад чверть мільйона таких документів.

Нагадаємо, що як розповідала експертка з трудового законодавства Галина Казначей, до 10 червня 2026 року українці мають обов’язково подати трудові книжки на оцифрування через Пенсійний фонд, інакше можуть виникнути труднощі з підтвердженням страхового стажу. За її словами, це впливає не лише на майбутні пенсії, а й на розрахунок лікарняних виплат, тому важливо своєчасно внести всі дані до електронної системи.

Також Фокус писав, що Пенсійний фонд закликає українців не поспішати з оцифруванням трудових книжок, а спершу уважно перевірити всі записи та належно підготувати документ. Лише після цього рекомендується сканувати та подавати дані через портал ПФУ, щоб уникнути помилок, які можуть вплинути на підтвердження страхового стажу та майбутні пенсійні нарахування.