Паперові трудові книжки втрачають силу: як не залишитися без стажу та пенсії, якщо не встигли оцифрувати

З ухваленням закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" було запроваджено процедуру оцифрування трудових книжок. Як пояснила Фокусу юристка Олена Воронкова, переважно оцифрування трудової стосується працюючого населення, яке не належить до категорії пенсіонерів. Водночас дедлайн для проведення такої процедури встановлено до 10 червня 2026 року.

Уже з березня черга на опрацювання поданих оцифрованих трудових книжок становила іноді по два місяці.

"Що ближче до кінця терміну, то більше поданих документів, то тривалішою є процедура їхньої перевірки та внесення до бази", — каже адвокат Адвокатського бюро "Івана Хомича" Олена Воронкова.

Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку

За словами юристки, якщо ви не встигаєте подати трудову книжку на оцифрування, то це не повинно бути перешкодою для зарахування страхового стажу після 2004 року, і навіть трудового, набутого до 2004 року, за умови подання паперових документів на підтвердження його наявності. Така ж інформація міститься на офіційному сайті Пенсійного фонду України(ПФУ).

"Водночас, поки термін не сплив і як реально діятимуть територіальні відділення Пенсійного фонду України, невідомо", — уточнює експертка.

"Із практики впровадження інших законодавчих ініціатив у пенсійній сфері можу сказати, що скоріш за все, якщо зараз не подати оцифровані документи, то потім наявність і приналежність наявного трудового стажу для більшості населення доведеться доводити через суд, тож, поки є час, раджу все ж таки подати відомості до Пенсійного фонду України. Така процедура не дуже важка і не займає багато часу. До того ж, обов'язок громадян полягає саме в поданні документів до встановленої дати, а от як і коли вони будуть опрацьовані, це вже питання управлінь ПФУ", — пояснює Воронкова.

Пенсія, лікарняні, стаж: що зміниться для громадян після 10 червня

Як нагадала адвокат АО EvrikaLaw Ольга Брус, закон України № 1217-IX запустив незворотний процес повної відмови від паперових трудових книжок в Україні. Тож з 10 червня система обліку трудової діяльності зазнає фундаментальних змін: єдиним легітимним і основним джерелом інформації про стаж громадян стає електронний реєстр Пенсійного фонду України.

"Ця подія має не лише технічний, а й глибокий юридичний вимір для всіх учасників трудових відносин. З правового погляду завершення перехідного етапу означає, що паперова трудова книжка остаточно втрачає статус безапеляційного документа-першоджерела. Відтепер при призначенні пенсій, розрахунку розміру лікарняних чи підтвердженні спеціального професійного досвіду державні органи спиратимуться виключно на дані з Реєстру застрахованих осіб", — пояснила Ольга Брус.

Якщо підсумувати, то після 10 червня на українців чекають такі зміни;

• паперова трудова книжка практично втратить статус основного документа;
• Пенсійний фонд буде враховувати дані, перш за все, з електронного реєстру;
• для пенсії, лікарняних і підтвердження стажу використовуватимуть цифрові записи;
• роботодавці більше не будуть зобов'язані зберігати паперові книжки.

Хто найбільше ризикує втратити стаж

За її словами, найбільша зона ризику криється в періодах роботи до 2004 року, коли ще не функціонувала система персоніфікованого обліку внесків. Якщо інформація з паперового носія за ці роки не буде заздалегідь перенесена в базу ПФУ, людина може зіткнутися з необхідністю доводити наявність стажу.

Обов'язок з оцифрування та передачі скан-копій трудових книжок насамперед покладається на роботодавця, однак законодавство наділяє працівників аналогічним правом самостійно завантажити документи через вебпортал послуг ПФУ.

"Важливим юридичним нюансом є процес легалізації даних: після їх перевірки фахівцями Пенсійного фонду електронний запис набуває презумпції достовірності. Паперовий оригінал обов'язково видається працівникові на руки під розпис. Надалі роботодавець не зобов'язаний його зберігати, а вносити туди нові записи про прийняття або звільнення він буде винятково на пряму вимогу самого працівника", — каже юристка.

Бізнесу теж радять не зволікати з оцифруванням трудових книжок співробітників

Юристи попереджають, що ближче до дедлайну можливі перевантаження сервісів Пенсійного фонду та затримки з перевіркою документів. Тож і бізнесу слід негайно завершити кадровий аудит своїх співробітників і передати залишки документів до ПФУ. А саме:

• перевірити наявність записів про стаж;
• оцифрувати трудову книжку;
• завантажити документи в ПФУ до 10 червня.

"Ігнорування цього процесу або відкладання його на останні дні створює не лише ризик технічного колапсу через перевантаження державних серверів, а й потенційну загрозу порушення соціальних прав працівників, що може стати підставою для майбутніх трудових спорів", — попереджає Ольга Брус.

Паперова книга тепер залишається здебільшого пам'ятним артефактом і резервним доказом, тоді як реальна правова вага остаточно переходить у цифрову площину.

Нагадаємо, раніше Фокус уже пояснював, як подати трудову книжку на оцифрування через Пенсійний фонд.

Також ми розповідали, чи загрожує штраф тим, хто не оцифрував трудову до 10 червня і чи можуть бути санкції за відсутність електронної трудової книжки.

А тут пояснили, як підтвердити трудовий стаж у разі, якщо трудова книжка залишилася на тимчасово окупованій території.