Осталось два дня: что делать, если не успеваете оцифровать трудовую книжку — советы юриста

С принятием закона Украины "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме" была введена процедура оцифровки трудовых книжек. Как пояснила Фокусу юрист Елена Воронкова, преимущественно оцифровка трудовой касается работающего населения, которое не относится к категории пенсионеров. В то же время дедлайн для проведения такой процедуры установлен до 10 июня 2026 года.

Уже с марта очередь на обработку поданных оцифрованных трудовых книжек составляла иногда по два месяца.

"Чем ближе к концу срока, тем больше поданных документов, тем продолжительнее процедура их проверки и внесения в базу", — говорит адвокат Адвокатского бюро "Ивана Хомича" Елена Воронкова.

Что будет, если не оцифровать трудовую книжку

По словам юриста, если вы не успеваете подать трудовую книжку на оцифровку, то это не должно быть препятствием для зачисления страхового стажа после 2004 года, и даже трудового, приобретенного до 2004 года, при условии подачи бумажных документов в подтверждение его наличия. Такая же информация содержится на официальном сайте Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

"В то же время, пока срок не истек и как реально будут действовать территориальные отделения Пенсионного фонда Украины, неизвестно", — уточняет эксперт.

"Из практики внедрения других законодательных инициатив в пенсионной сфере могу сказать, что скорее всего, если сейчас не подать оцифрованные документы, то потом наличие и принадлежность имеющегося трудового стажа для большинства населения придется доказывать через суд, поэтому, пока есть время, советую все же подать сведения в Пенсионный фонд Украины. Такая процедура не очень тяжелая и не занимает много времени. К тому же обязанность граждан заключается именно в подаче документов до установленной даты, а вот как и когда они будут обработаны, это уже вопрос управлений ПФУ", — объясняет Воронкова.

Пенсия, больничные, стаж: что изменится для граждан после 10 июня

Как напомнила адвокат АО EvrikaLaw Ольга Брус, закон Украины № 1217-IX запустил необратимый процесс полного отказа от бумажных трудовых книжек в Украине. Поэтому с 10 июня система учета трудовой деятельности претерпит фундаментальные изменения: единственным легитимным и основным источником информации о стаже граждан становится электронный реестр Пенсионного фонда Украины.

"Это событие имеет не только техническое, но и глубокое юридическое измерение для всех участников трудовых отношений. С правовой точки зрения завершение переходного этапа означает, что бумажная трудовая книжка окончательно теряет статус безапелляционного документа-первоисточника. Отныне при назначении пенсий, расчете размера больничных или подтверждении специального профессионального опыта государственные органы будут опираться исключительно на данные из Реестра застрахованных лиц", — пояснила Ольга Брус.

Если подытожить, то после 10 июня украинцев ждут следующие изменения;

• бумажная трудовая книжка практически утратит статус основного документа;
• Пенсионный фонд будет учитывать данные прежде всего из электронного реестра;
• для пенсии, больничных и подтверждения стажа будут использовать цифровые записи;
• работодатели больше не будут обязаны хранить бумажные книжки.

Кто больше всего рискует потерять стаж

По ее словам, наибольшая зона риска кроется в периодах работы до 2004 года, когда еще не функционировала система персонифицированного учета взносов. Если информация с бумажного носителя за эти годы не будет заранее перенесена в базу ПФУ, человек может столкнуться с необходимостью доказывать наличие стажа.

Обязанность по оцифровке и передаче скан-копий трудовых книжек прежде всего возлагается на работодателя, однако законодательство наделяет работников аналогичным правом самостоятельно загрузить документы через веб-портал услуг ПФУ.

"Важным юридическим нюансом является процесс легализации данных: после их проверки специалистами Пенсионного фонда электронная запись приобретает презумпцию достоверности. Бумажный оригинал обязательно выдается работнику на руки под роспись. В дальнейшем работодатель не обязан его хранить, а вносить туда новые записи о приеме или увольнении он будет исключительно по прямому требованию самого работника", — говорит юрист.

Бизнесу тоже советуют не медлить с оцифровкой трудовых книжек сотрудников

Юристы предупреждают, что ближе к дедлайну возможны перегрузки сервисов Пенсионного фонда и задержки с проверкой документов. Поэтому и бизнесу следует немедленно завершить кадровый аудит своих сотрудников и передать остатки документов в ПФУ. А именно:

• проверить наличие записей о стаже;
• оцифровать трудовую книжку;
• загрузить документы в ПФУ до 10 июня.

"Игнорирование этого процесса или откладывание его на последние дни создает не только риск технического коллапса из-за перегрузки государственных серверов, но и потенциальную угрозу нарушения социальных прав работников, что может стать основанием для будущих трудовых споров", — предупреждает Ольга Брус.

Бумажная книга теперь остается в основном памятным артефактом и резервным доказательством, тогда как реальный правовой вес окончательно переходит в цифровую плоскость.

Напомним, ранее Фокус уже объяснял, как подать трудовую книжку на оцифровку через Пенсионный фонд.

Также мы рассказывали, грозит ли штраф тем, кто не оцифровал трудовую до 10 июня и могут ли быть санкции за отсутствие электронной трудовой книжки.

А здесь объяснили, как подтвердить трудовой стаж в случае, если трудовая книжка осталась на временно оккупированной территории.