Дедлайн наближається: чим ризикують українці, які не оцифрували трудову книжку (Оновлено)
До 10 червня 2026 року всі громадяни мають перевести свої дані в електронну трудову книжку, щоб захистити страховий стаж та уникнути затримок під час призначення пенсії. Фокус разом з адвокатами з’ясував, що буде, якщо не пройти вчасно цю процедуру і чи можна втратити стаж.
Українцям залишилося небагато часу, щоб встигнути оцифрувати свої трудові книжки. Це обов’язкова процедура для збереження страхового стажу та внесення даних в електронну трудову книжку, яка в майбутньому автоматизує призначення пенсій і спростить підтвердження набутого стажу. Якщо цього не зробити, можуть виникнути проблеми. Йдеться і про тих громадян, які перебувають за кордоном.
Оцифрування трудової книжки — хто має подати дані та коли закінчується термін
В Україні паперова трудова книжка досі залишається основним документом для підтвердження стажу роботи, особливо за період до 1 квітня 2004 року. Проте від 2021 року в країні запрацювала система електронних трудових книжок, яка автоматизує зберігання даних про трудову діяльність. Для того, щоб у реєстрі з’явилися записи за попередні роки, необхідно оцифрувати свою трудову книжку.
Як пояснила у коментарі Фокусу адвокатка, голова комітету Асоціації адвокатів України з цивільного права Тетяна Даниленко, на цей процес за законом №1217-IX відведено п’ять років. Перехідний період завершується 10 червня 2026 року, тож часу залишилося небагато.
Відповідальність за оцифрування трудової книжки лежить не лише на роботодавцях
Згідно із законодавством України, відповідальність за оцифрування трудової книжки лежить не лише на роботодавцях. Адвокатка Юлія Антонюк підкреслила, що подати дані може сам працівник, страхувальник або його представник через портал Пенсійного фонду.
“Закон не покладає обов’язок з оцифрування трудових книжок виключно на роботодавця”, — додала вона
Як оцифрувати трудову книжку — пояснення експерток
Ті, хто ще не пройшов процедуру з оцифрування трудової книжки, має можливість подати відомості про трудову діяльність як особисто, так і дистанційно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Тетяна Даниленко зауважила, що скористатися онлайн-сервісом можуть навіть ті українці, які перебувають за кордоном.
Для цього потрібно діяти за наступним алгоритмом:
- Авторизуватися на порталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису або Дія.Підпису.
- Перейти до розділу “Комунікації з ПФУ”, обрати вкладку “Відомості та трудові відносини”.
- Заповнити персональні дані та надати згоду на обробку інформації.
- Завантажити сканкопії трудової книжки у хронологічному порядку. Важливо, щоб вони були зроблені в кольорі безпосередньо з оригіналів документів.
- Заяву потрібно підписати електронним підписом і відправити до Пенсійного фонду.
“Статус звернення “Виконано” свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано”, — пояснила адвокатка.
ВажливоЗверніть увагу, що для процедури оцифрування вам знадобляться: паспорт, трудова книжка, ідентифікаційний код, диплом та додаток до нього; жінкам — свідоцтва про народження дітей (якщо є), чоловікам — військовий квиток, а також свідоцтво про шлюб, якщо під час одруження змінювалося прізвище.
Юлія Антонюк додала, що в деяких випадках можуть знадобитися додаткові документи, що підтверджують стаж, наприклад, накази про прийняття на роботу, довідки або трудові договори.
Крім того, українцям варто не відкладати подання документів, адже розгляд заявок може тривати й декілька тижнів.
Українці мають можливість вчасно оцифрувати трудову книжку навіть якщо вони перебувають за кордоном
Помилки у трудовій: як можна втратити до 20 років стажу
Навіть після оцифрування трудових книжок українці можуть зіткнутися з втратою частини трудового стажу. Це може статися через помилки у документах, які часто залишаються непоміченими роками.
Фінансова консультантка Анжела Граб на сторінці в Instagram попередила, що через неточності у трудовій книжці може “зникнути” від 5 до 20 років стажу. Зокрема, одна з поширених проблем — відсутність підтвердження освіти. Навіть якщо запис про навчання є у трудовій, для внесення даних в електронну трудову книжку обов’язково потрібно додати диплом і додаток до нього. Інакше цей період просто не врахують.
Серед інших критичних помилок:
- відсутність підпису або дати на першій сторінці (така трудова книжка може вважатися недійсною);
- помилки або відсутність запису про зміну прізвища;
- невідповідність імені у документі та паспорті;
- некоректні дати, наприклад, коли дата наказу пізніша за дату прийняття чи звільнення;
- порушення “правила 4П” — не вказана посада, підпис, прізвище або відсутня печатка.
Окремо Анжела Граб звернула увагу на періоди декретної відпустки до 2004 року.
Важливо“Якщо у свідоцтві про народження дитини немає печатки, що дитина отримала паспорт, обов'язково потрібно додати паспорт дитини або Витяг про її народження”, — зауважила вона.
Експертка наголосила, що під час оцифрування трудової книжки система наразі лише переносить дані в електронний формат, але не перевіряє їх на помилки. Повна перевірка відбувається вже під час оформлення пенсії. Тобто проблеми можуть “спливти” лише через роки, і тоді частину стажу можуть не зарахувати.
“Якщо ви знайшли будь-яку помилку — потрібні підтверджувальні документи. Рекомендую вже їх зібрати”, — додала Анжела Граб.
Перед поданням документів варто перевірити записи, зібрати довідки та підтвердження. А якщо електронна трудова книжка вже створена, не зайвим буде ще раз переглянути всі дані, щоб уникнути проблем у майбутньому
Чи можна втратити стаж, якщо не оцифрувати трудову книжку
Наближення дедлайну для оцифрування трудових книжок змушує багатьох українців хвилюватися, чи не втратять вони свій робочий стаж. Особливо це стосується записів до 1 січня 2004 року, які підтверджуються лише паперовим документом. Адвокатки заспокоїли та запевнили, набутий стаж не анулюється, навіть якщо процедура оцифрування не буде пройдена вчасно.
“Навіть якщо трудова книжка буде неоцифрована у визначені законом терміни, стаж не анулюється, він як і раніше, при призначенні пенсії буде підтверджуватись даними паперового документа”, — пояснила Тетяна Даниленко.
Проте, за її словами, відсутність електронної трудової книжки може призвести до затримки з оформленням пенсії та необхідності самостійного збору довідок з архівів у разі втрати чи пошкодження паперових документів.
Відсутність електронної трудової книжки може призвести до затримки з оформленням пенсії та необхідності самостійного збору довідок з архівів у разі втрати чи пошкодження паперових документів
"Загалом при призначенні пенсії трудова книжка була і буде належним підтвердженням наявності стажу, незалежно від того оцифрована вона чи ні", — додала Даниленко.
Своєю чергою Юлія Антонюк повідомила, що наявність електронної трудової книжки значно спрощує облік і прискорює призначення пенсії.
Чи можна оцифрувати документи після 2026 року
Не всі громадяни можуть встигнути пройти процедуру оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року. Однак панікувати не варто, адже документи можна подати і після завершення перехідного періоду.
ВажливоЯк пояснила адвокатка Юлія Антонюк, дані після завершення перехідного періоду будуть внесені до реєстру вже під час оформлення пенсії або під час працевлаштування.
Хоча, за словами експертки, юридичної відповідальності за прострочення немає, можуть виникнути практичні складнощі:
- процес підтвердження стажу може зайняти більше часу;
- для призначення пенсії може знадобитися надання додаткових документів.
Тому тим, хто не встиг оформити документ, варто якомога швидше подати інформацію, щоб уникнути затримок і спростити майбутнє оформлення пенсії.
Раніше Фокус повідомляв, що під час виходу на пенсію деякі громадяни можуть стикнутися з нестачею страхового стажу. У таких ситуаціях їм доведеться або продовжити працювати, або ж “докупити” необхідну кількість стажу.